Bien communiquer à propos de son événement implique de le faire avant, pendant et après qu’il ait eu lieu :

  • Avant pour s’assurer que votre public cible sera présent le jour J, et ainsi maximiser vos chances de faire salle comble.
  • Pendant parce que les interactions que vous aurez avec vos participants et le contenu qu’ils créeront vous apporteront une visibilité sur Internet. Cela vous permettra de montrer, en direct,  la qualité de votre événement.
  • Après car il est important de surfer sur l’engouement que votre événement aura généré, et ainsi éviter un effet « feu de paille ».

Dans cet article, nous allons passer en revue les outils qui vous permettront de mener efficacement ce travail de communication.

Table des matières

Comment designer le site web de mon événement ?

Plusieurs options s’offrent à vous :

  • Le faire vous-même ;
  • Utiliser un CMS comme WordPress, Wix, Squarespace ou Strikingly  ;
  • Recourir aux options automatisées proposées par les plateformes de billetterie (GEVME, Bizzabo, Eventbrite, Meetup, etc.).

Le site web d’un événement est avant tout un outil pratique. Il doit présenter les informations clés, de façon visible, et sa navigation doit être fluide afin que les participants puissent trouver facilement les réponses à leurs questions.

De plus, ce site web aura un rôle de vitrine, et il sera responsable de représenter l’image de marque que vous allez créer pour votre événement. Il est donc crucial que son aspect visuel soit percutant, et que sa navigation soit simplifiée.

Travailler avec un partenaire

Créer un site web de A à Z, par soi-même, peut être quelque chose d’extrêmement long et fastidieux, et il est souvent préférable de s’entourer de partenaires clés pour mettre en place un site réellement qualitatif. Nous pouvons soit vous conseiller de collaborer avec une agence spécialisée soit de recourir à un outil comme Eventdrive, qui vous permettra d’organiser et de gérer vos évènements sur une seule et unique plateforme.

Lors de la mise en place de ce site web, il sera important de vous concentrer sur des messages simples, avec des descriptions parlantes et des titres de sections pragmatiques. Dès la page d’accueil, on devrait trouver :

  • Une description claire et concise de votre événement ;
  • Une date, heure et adresse ;
  • Un bouton avec un lien vers l’enregistrement ou l’achat de ticket.

Booster votre nombre d’inscription

Au delà de représenter votre événement, le site internet est également un lieu pour convaincre votre public cible de réserver des places.

Il sera important d’adopter une approche de storytelling, dans laquelle vous envelopperez tous les avantages de participer à votre événement : qui seront vos intervenants ? Quelles sont les compétences et la connaissance que vous souhaitez transmettre ? Etc.

De plus, n’hésitez pas à connecter votre site web avec l’actualité du sujet sur lequel porte votre événement. Des services comme Tint permettent d’intégrer les conversations autour de votre hashtag directement sur votre page. Vous pouvez également consulter notre article dédié au Newsjacking pour en savoir plus.

Mais attention à la surenchère. À ajouter trop de fonctionnalités, c’est l’efficacité de votre message qui en pâtit. Vos pages doivent rester épurées, avec quelques informations clés facilement repérables.

Deux exemples de site vitrine

Admirez le site de l’INBOUND. En tant qu’événement marketing le plus important au monde (24.000 participants et 300 intervenants), c’est forcément un cas d’école en termes de clarté.

On peut également citer au palmarès le site du Telegraph, qui possède une section événements. Tout est possible sur ce site : depuis l’information générale se situant sur le calendrier des événements à la réservation de billets pour une date précise.

L’importance de promouvoir votre site

Pour assurer un bon référencement de votre site web, une optimisation de son contenu devra aller de pair avec une utilisation judicieuse d’Adwords. Vous avez déjà défini des mots clés et des phrases qui illustrent le mieux la substance de votre événement.

Un petit peu d’analyse des tendances sur Google vous permettra de compléter cette liste de façon exhaustive. Consultez notre article entièrement dédié au SEO pour en savoir plus.

Le rôle du marketing conversationnel

Enfin, l’avènement du marketing conversationnel offre la possibilité d’ajouter une dimension supplémentaire à votre site web. La présence d’un chatbot, en mesure de répondre aux questions des internautes, est un moyen de créer un meilleur engagement entre votre public cible et votre marque.

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JustSee
Saint-Germain-Laxis, France
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BrandingEvenementielDesign Graphique
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Fleury-les-aubrays, France
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Paris , France
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Paris, France
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Mayanne Evenementiel
Nanterre, France
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BLUE LIONS CIV
Paris, France
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WECOMEET
Paris, France
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Novembre – Creative Business Partner
Strasbourg, France
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Strasbourg, France
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Paris, France
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Agence Sirocco
Lyon, France
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Agence Madame KOTOBA
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Tapioka communication
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Imagine Communication
Paris, France
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Les Arcs, France
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Flying Saucer Studio
Paris, France
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ALLIANCE CUBE
Nice, France
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Paris, France
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Paris, France
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AGENCE LA FUSEE
Paris, France
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Bordeaux, France
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Paris, France
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Paris, France
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ÉLAN CRÉATIF
Échirolles, France
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Paris, France
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Lyon , France
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Digital Effervescence
Chambéry, France
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Wink Stratégies
Paris, France
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Paris, France
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Paris, France
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USTS Innovative Agency
Paris, France
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Paris, France
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Paris, France
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Boulogne-Billancourt, France
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Paris, France
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Puteaux, France
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MaComAgency
Châtenay-Malabry, France
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Paris, France
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Dynamic Creative
Aix-en-Provence, France
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Vaka – Agence Webmarketing
Avignon, France
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MG MOBILE
Paris, France
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Paris, France
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L’ASSOCIÉ
Paris, France
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Net Stratégie
Auch, France
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Sophie Candau Communication
Paris, France
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NOSYWEB DIGITAL
Paris, France
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Agence WEA
Mérignac, France
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Gentle Mania
Paris, France
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Coyote
Rixensart, Belgium
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Sweet Globe
Rixensart, Belgium
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Greenpepper Agency
Saint-Gilles, Belgium
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Alpaga
Mons, Belgium
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HUGGGY
Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgium
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The Crew Communication
Ixelles, Belgium
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Ixelles, Belgium
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Brussels, Belgium
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Liège, Belgium
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Comment optimiser mes campagnes de mailing

Créer vos listes de mailing vous demandera de faire preuve d’ingénuité dans l’utilisation de votre base de données. Il sera en effet préférable de constituer plusieurs listes, en fonction des différents segments qui composent votre public cible. Vous serez ainsi en mesure d’adapter vos messages et de construire votre communication pour qu’elle soit la plus percutante possible sur les segments que vous visez.

Pour personnaliser le contenu de votre campagne emailing, pensez aux différents publics cibles que votre événement peut attirer et mettez vous à leur place :

  • Quels sont leurs intérêts ?
  • Quelle est la meilleure manière de leur parler ?
  • Quels sujets et quels intervenants les intéresseront le plus ?

Pensez également à adapter vos titres ainsi que le nom de l’expéditeur, en plus d’utiliser un outil d’automatisation pour vous faciliter la tâche, comme MailChimp ou lemlist par exemple.

Gérer la suite de votre campagne

Lorsque vous vous adresserez à des personnes ayant confirmé leur intérêt, il sera important que vous adaptiez les informations données.

Plus la pertinence sera élevée et moins les participants pourront se perdre dans le flux d’informations. Par exemple, sur votre site, incluez dans le formulaire d’inscription une question sur le transport, et n’envoyez les instructions pour le parking qu’à ceux ayant indiqué qu’ils venaient en voiture.

Cependant, prenez tout de même garde à l’excès d’informations. En effet, le stress de perdre le contact avec votre communauté peut vous amener à envoyer trop d’updates et de rappels.

Concentrez-vous sur l’essentiel, les messages clés de l’événement, les aspects pratiques (transport, hôtels, check-in…), mais laissez le reste de côté. Nous voulons ici éviter que les boîtes mails de vos interlocuteurs ne vous catégorisent comme « spam » au bout de quelques semaines.

Pour trouver un bon équilibre, les méthodes du marketing contextuel vous seront utiles. Projetez-vous dans ce que sait déjà votre interlocuteur selon ce qu’il a vu auparavant. Et ayez le sens du timing : si toutes ces informations sont prioritaires, elles ne le sont certainement pas toutes en même temps !

Utiliser les réseaux sociaux avant, pendant et après mon événement

Il est évident que les réseaux sociaux auront un rôle indispensable à jouer dans toutes les étapes de votre campagne marketing :

  • Vous faire connaître auprès de nouveaux publics ;
  • Tenir votre base en éveil en « teasant » votre événement ;
  • Créer de l’engagement au sein de votre audience ;
  • Dialoguer avec l’extérieur pendant l’événement ;
  • Revenir sur les moments forts une fois l’événement terminé.

Les deux derniers points sont trop souvent négligés. Rendez-vous compte que si un événement est inexistant sur Internet, c’est comme s’il n’avait jamais eu lieu pour tous les gens qui n’ont pas pu y assister. Il est donc crucial de lui donner une existence digitale et de laisser une trace, pendant et après son déroulement.

Différents outils s’offrent à vous :

  • Le live vidéo (Facebook, Instagram, LinkedIn) ;
  • Les live tweets ;
  • Les stories (Instagram, Facebook, Messenger, Snapchat).

Tous ces canaux vous permettront de retransmettre votre événement en direct, et l’effet en sera d’autant plus important si vous affichez clairement un hashtag en lien avec votre événement. Cela permettra à votre public cible de retrouver tout le contenu diffusé en une simple recherche de hashtag.

Inclure vos intervenants dans votre communication

De plus, incitez votre public ainsi que vos intervenants à publier des posts, de façon à faire rayonner votre organisation sur les réseaux sociaux.

L’objectif ici sera de montrer la qualité de votre événement en direct, ce qui sera bien utile pour préparer le recrutement de tous vos sponsors et intervenants de votre prochaine édition !

Une fois l’événement terminé, il vous faudra continuer à diffuser du contenu pour raviver les mémoires et donner envie à plus de monde de venir lors de votre prochaine édition. Encore une fois, différents outils s’offrent à vous :

  • La publication de photos, avec une identification de vos partenaires, sponsors, et intervenants ;
  • La publication d’une vidéo aftermovie ;
  • La rediffusion progressive de certaines interventions (que ce soit en format vidéo ou écrit, sur différents canaux : YouTube, Facebook, Instagram, votre blog, etc.).

L’objectif ici sera d’utiliser l’engouement qui existe suite à votre événement. Il faudra aussi laisser une dernière bonne impression pour faciliter la réalisation de votre prochaine campagne marketing. Celle-ci servira à promouvoir la seconde édition de votre événement.

Comment bien choisir mon app événementielle

Devenue des incontournables, les applications sont un complément aux activités de l’événement en plus d’être un outil marketing.

Avantages pour les Organisateurs et Participants

Côté organisateurs, les applications provenant des intermédiaires de billetterie sont entièrement intégrées et automatiquement synchronisées avec la liste des participants. Elles vous permettront de directement les contacter, de leur envoyer des mails et du contenu promotionnel.

Côté participants, l’application doit d’abord servir de base d’informations concernant l’événement. Pratique, elle permet de trouver toutes les informations relatives au déroulé des sessions, au programme, mais aussi le code WiFi, l’itinéraire depuis le parking, bref : n’importe quelle information pratique.

Améliorer le networking

La plupart des applications proposent également une fonctionnalité permettant de voir :

  • La liste des participants,
  • Leur entreprise,
  • Leur position,
  • Et permet à ces derniers de se fixer des rendez-vous pour discuter.

Si vous utilisez un tel service, pensez à prévoir un grand salon ou un ensemble de booths. Vos participants pourront se retrouver en tête à tête pour échanger et nouer des liens professionnels.

Vous pouvez également inclure à votre application une fonctionnalité d’inscription à des modules ou à des workshops complémentaires. Mettez-y aussi des sondages pour enquêter auprès de votre public sur la qualité de votre événement.

Conclusion

Face à tant d’avantages, il devient très tentant d’utiliser une application pour gérer le bon déroulement de votre événement. Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous conseillons de lire notre série d’articles dédiés à ce sujet.

Cet article aura donc parcouru les outils disponibles pour communiquer sur votre événement. Revenons sur chacun d’entre eux afin de bien clôturer le sujet.

  • Construire un site web dédié. Il vous permettra de promouvoir votre événement et de représenter son image de marque. Ce site aidera aussi votre public cible à trouver toutes les informations pratiques en plus de lui donner la possibilité de s’inscrire.
  • Les campagnes d’emailing, pour rentrer en contact avec vos participants et vos prospects. En plus de leur transmettre du contenu en lien avec votre événement.
  • Les réseaux sociaux, pour construire de la visibilité avant, pendant, et après le déroulement de votre événement.
  • Les applications, pour vous faciliter la gestion des participants. En plus de leur permettre de bien organiser leur journée et de rencontrer d’autres personnes.

Tous ces outils vous aideront à construire la notoriété de votre événement et de votre organisation, mais n’oubliez pas que pour atteindre des résultats vraiment impressionnants, s’allier aux bons partenaires demeure la stratégie la plus efficace.