Comment Organiser des Evénements Professionnels en 2021 ?
Tout ce qu’il faut savoir sur le secteur de l’événementiel
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Si la communication et la publicité sont souvent associées à l’affichage urbain, aux publications sur les réseaux sociaux ou encore aux partenariats avec des influenceurs, il ne faut surtout pas négliger une branche qui est également très efficace : celle de l’événementiel. Loin d’être négligeables, les métiers de l’événementiel peuvent beaucoup apporter aux entreprises, tant pour leurs ventes que pour leur image. Néanmoins, organiser un événement n’a rien d'anodin et il convient d’avoir une approche méthodique ainsi que les bons partenaires et prestataires pour réussir. Vous trouverez tout ce qu’il faut savoir sur le sujet dans les lignes qui vont suivre.
Qu’est-ce que l'événementiel ?
Une courte définition
L’événementiel prend en charge la création, la promotion, l’organisation et la bonne gestion d’événements. Ces derniers peuvent être de nature très variée. Qu’il s’agisse d’une prestation culturelle, d’une rencontre sportive, d’un meeting à caractère politique ou même d’un événement personnel, chacune de ces manifestations s’inscrit autour d’un thème. De plus, les événements peuvent être destinés aux entreprises, aux particuliers, ou plus généralement au grand public. Enfin, un grand nombre de métiers a son mot à dire pour le bon déroulement d'un événement.
Les événements par et pour les entreprises
Les événements organisés en interne servent avant tout à informer, motiver et fidéliser le personnel des entreprises. Nous verrons ultérieurement les différents types d’événements concernés.
Les événements externes à l’entreprise sont quant à eux destinés à stimuler l’activité de celle-ci. Aller à la rencontre des clients, travailler son image ou encore présenter de nouveaux produits sont autant de motivations à organiser des événements publics à destination des professionnels. Citons par exemple le colloque, la journée porte ouverte, le congrès ou les salons, qui accueillent entre une dizaine et des milliers de personnes et qui sont parfois sur inscription ou sur invitation : ces événements en B2B ou en B2C peuvent également revêtir une importance dans votre stratégie de communication.
Les événements des particuliers
Bien qu’ils ne soient pas toujours encadrés par des professionnels, les événements des particuliers ont parfois des besoins qui nécessitent une compétence spécifique. Lors de certains événements, il peut être pertinent de faire appel à un organisateur professionnel. Par exemple, un wedding planner a toutes les compétences pour vous aider à organiser votre mariage, notamment en vous présentant le meilleur choix de prestataires possibles après avoir comparé de multiples devis.
Les événements publics
Différents types d’événements ouverts au grand public existent dans des domaines extrêmement variés tels que la culture, le sport, la prévention, la solidarité, etc. Ces événements comportent notamment toutes les manifestations ouvertes au public sans restriction particulière comme la commémoration, le festival, le carnaval, sans oublier les foires et les compétitions sportives.
Qu'est-ce que le marketing événementiel ?
La définition en quelque mots
Le marketing événementiel consiste en un panel de techniques destinées à capter l’attention de différentes cibles en organisant une action événementielle, au cours de laquelle il est possible de faire intervenir des invités prestigieux et de proposer des activités marquantes.
Les objectifs
L’émotion est au centre du marketing événementiel. Il s’agit de créer une expérience inoubliable, d’ouvrir la porte aux échanges et de fédérer le public. C’est la raison pour laquelle les objectifs de ce secteur sont les suivants :
- Mettre en valeur ses clients, ses produits ou ses services,
- Attirer l’attention du consommateur final,
- Éveiller l’intérêt des médias d’influence qui couvriront l’événement,
- Fidéliser la clientèle,
- Travailler l’image de marque de l’entreprise.
La nature de l’événement dépend du thème. Dans cet article, nous nous intéresserons plus particulièrement à la sphère professionnelle. Ces objectifs sont donc adéquats avec la logique de marketing événementiel, mais certains d'entre eux ne sont pas pertinents dans le cadre d’un événement privé.
Les moyens disponibles
Les moyens disponibles pourront largement différer en fonction de votre budget, des valeurs de votre entreprise, des prestataires existant sur le marché et du type d’événement.
Le premier cas concerne les entreprises proches du milieu culturel. Ces dernières souhaitent disposer d’un espace adapté pour organiser leur événement de la manière qu'ils souhaitent. Dans cette optique, l'endroit doit être adapté pour la mise en place des animations envisagées et le déploiement des idées qui ont été réfléchies longtemps en amont. Un événement est une bonne occasion d’évoquer les valeurs de l'entreprise. Cela donne aussi l’opportunité de mettre en avant une innovation capable d’émerveiller un auditoire.
D’autres sociétés optent pour le street marketing. La rue et les espaces publics deviennent alors les territoires d’un événement inattendu. Il peut s'agir d’une performance, d'une action autour d'un dispositif innovant ou encore de l’affichage d’un message ou d’une image publicitaire particulière. Ces animations, tournées avant tout pour attirer l'attention du public, doivent lui laisser une forte impression.
Quel est le rôle de l'événementiel dans la stratégie d'une entreprise ?
Travailler son image de marque
La stratégie de communication d’une entreprise ne se cantonne plus aux affichages, aux publicités et aux messages sur les réseaux sociaux. Et surtout, elle ne se limite pas à un navigateur web, même si nous sommes à l'ère du numérique. Il s’agit d’une approche de communication plus globale qui doit être cohérente quels que soient les supports et les cibles visées. De ce fait, l'organisation d’un événement peut s’inscrire dans le travail sur votre image de marque et la mise en valeur de vos produits et de vos services.
Un événement donne aux professionnels un espace privilégié pour rencontrer leur public cible, dans le but de l’amener sur leur terrain pour lui faire vivre l’expérience qu'ils auront imaginé pour elle. Le marketing consiste donc à vous rendre visible dans le quotidien du consommateur en captant son attention. Ici, le consommateur a la totalité de votre attention puisqu’il sera présent à l’événement que vous lui aurez organisé.
Fidéliser ses clients
Votre action de communication événementielle ne portera ses fruits que lorsque vos clients auront assisté à la manifestation que vous aurez organisée. Votre objectif consiste donc à donner envie au consommateur d’assister à votre événement. Pour cela, il vous faut impérativement communiquer en amont, sur les réseaux sociaux mais également sur les médias traditionnels. Lorsque vos clients seront présents, vous pourrez faire en sorte de leur fournir les meilleures conditions possibles pour profiter de l’événement.
L’événement lui-même va ainsi contribuer à fidéliser le client. En lui proposant des activités, des informations en avant-première, tout le confort d’une réception de qualité et un service irréprochable, vous lui permettez d’associer votre entreprise et vos produits à ce moment de qualité. Votre client vous sera fidèle parce qu’il aura l’impression d’avoir partagé quelque chose avec votre entreprise : un moment que vous aurez souhaité lui offrir.
Pourquoi faire de la communication événementielle ?
Informer la cible qu’un événement a lieu
Avant un événement, vous devez communiquer dessus pour préparer le terrain. Il vous est possible de dévoiler une partie des coulisses de la préparation de la rencontre, mais aussi d’impliquer votre cible, par exemple en lui demandant ce qu’elle souhaite voir une fois sur place. Cela permet de générer un dialogue entre le consommateur et l'entreprise. Vous aurez alors un aperçu du nombre de participants attendus, mais aussi de ce que vos équipes doivent mettre en place pour leur donner satisfaction.
Cette information est également un excellent moyen de faire parler de vous si votre approche est virale. Coupler l’organisation d’un événement à une communication percutante vous donnera plus de visibilité et d’attractivité, même auprès de ceux qui ne pourraient pas assister à votre événement ou de ceux qui ne pensaient pas y assister. Suscitez de l’intérêt et de l’envie pour faire de votre événement un sujet de discussion brûlant.
Collecter des données après l’événement
Une fois l’événement passé, vous avez tout intérêt à continuer de communiquer. Même si la rencontre a eu lieu, il vous reste un important travail d’analyse à faire pour évaluer l’efficacité et l’utilité de votre approche. Dans ce processus, vos participants peuvent formuler des retours à chaud sur ce qu’ils ont pensé de vos événements. Il vous appartient de les solliciter de nouveau quelques semaines plus tard en leur proposant de les contacter à nouveau si jamais d’autres prestations de ce type devaient avoir lieu.
En prenant ce recul, vous abordez le post-événement de façon constructive. Tout ce que vous pourrez apprendre et mobiliser ultérieurement vous fera gagner du temps et de l’argent. Vos participants ont certainement des choses à vous dire. En analysant leurs retours, vous pourriez être surpris de leur perception de certaines choses qui ne correspondaient pas forcément à votre vision de départ.
Quels sont les types d'événements d'entreprise ?
Il existe de nombreux types d’événements d’entreprises. Néanmoins, tous ne conviendront pas à tous les cas de figure. Nous allons aborder ici les types de manifestations les plus récurrents dans les entreprises.
L'activité de team building
Cet événement d'entreprise permet de renforcer la cohésion d’équipe. Il s'agit d'une animation autour d’un moment de convivialité, tel qu'un repas, une journée d’activité physique ou une sortie en équipe au sein d’un lieu culturel. Tout ce qui peut favoriser la collaboration et le partage en promouvant l'esprit d'équipe et en laissant de côté les rapports de hiérarchie est bon à prendre.
La conférence
Une conférence est une grande présentation durant laquelle une entreprise prend la parole pour donner des informations à un auditoire. Il peut s’agir d’une conférence de presse, d'une annonce de nouveaux produits ou services, ou bien d'une présentation de résultats ou de décisions importantes. C’est une forme de communication descendante où le public ne prend pas la parole et ne pose pas de question durant le discours, mais lors d'une session de questions-réponses immédiatement après la fin du discours.
La soirée de lancement
Une soirée de lancement sert à célébrer la disponibilité d’un produit ou d’un service. Cette soirée est une forme de récompense pour les salariés qui ont travaillé sur l’objet du lancement, mais également pour les consommateurs qui ont peut-être précommandé le produit ou le service, et qui souhaitent partager leur enthousiasme à l’idée d’y avoir enfin accès.
L’afterwork
S’il a tendance à devenir très commun dans de nombreux corps de métiers, l’afterwork n’en reste pas moins un moment privilégié qui, dans une certaine mesure, participe à la cohésion d’équipe. Ici, il n’y a pas d’activité spécifique organisée, car il s’agit d’un moment de partage et de team building après la journée de travail autour d’une boisson. L’afterwork commence généralement autour de 19 heures et donne l’occasion, aux frais de la société, de se détendre entre collègues.
Le salon
Faut-il encore présenter les salons et les foires ? Il s’agit de lieux de rencontres en B2B ou en B2C dans lesquels une ou plusieurs entreprises organisent un événement autour d’un thème donné. Les salons rassemblent des stands proposant chacun une expérience ou une démonstration à laquelle participer. Ils permettent souvent de mettre en relation les professionnels d’un secteur donné.
Quels sont les métiers dans l'événementiel ?
Chef de projet événementiel
Le chef de projet doit gérer le temps et le budget du projet. Il fait la passerelle avec le client et dispatche le travail aux différentes équipes. Si une compétence lui manque, il doit aller la trouver chez des prestataires de service, au meilleur prix et en accord avec le calendrier du projet. Il porte la responsabilité de la bonne marche du projet vis-à-vis du client. Son rôle de coordinateur implique d’avoir un excellent sens de l’organisation et des notions dans de nombreux domaines différents.
Chargé de communication événementielle
Il est chargé de la conception des opérations de communication. On le trouve notamment derrière les festivals, les congrès et les rencontres sportives. Il passe beaucoup de temps sur le terrain et doit impérativement être présent sur les lieux d’un événement pour pouvoir le couvrir en direct, mais aussi avoir les images et informations qu'il lui faut pour créer un média qui relatera son déroulement. Parmi les qualités requises, on retrouve la créativité et la capacité à marquer les esprits.
Organisateur
Un organisateur d'événement est un individu de terrain. Il coordonne les opérations sur site, que ce soit celles menées en interne ou par les prestataires de service, et il doit s’assurer que chaque détail est valide par rapport à la commande du client. Selon la nature de l'événement, l’organisateur devra faire face à des contraintes différentes : techniques, logistiques, sécuritaires, etc. Néanmoins, les qualités requises sont toujours les mêmes : la créativité, une grande autonomie, un excellent sens du relationnel et une attention particulière aux détails.
Commissaire d’exposition
Dans le cadre d’une exposition, le commissaire choisit le lieu, le thème et les œuvres exposées. Il n’est pas uniquement responsable de l’organisation, mais veille aussi à la bonne santé financière de son projet et à la satisfaction des invités lors du vernissage. Il occupe à la fois le rôle de chef de projet et celui d’organisateur, tout en ayant une parfaite connaissance de son sujet.
Comment choisir son agence événementielle ?
Préparer sa demande
Avant de missionner une agence, il est indispensable de réfléchir au type d’événement que vous souhaitez organiser. Un événement important s’anticipe et se réfléchit bien à l’avance, sans quoi le prestataire que vous missionnerez ne pourra pas vous donner entière satisfaction. Pour ce faire, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Quel type d’événement souhaitez-vous organiser ?
- Quel format l’événement doit-il prendre ?
- Quels sont vos objectifs à travers cette manifestation ?
- À quelle date doit-il avoir lieu ?
- À quelle cible s’adresse votre événement ?
- Quel est votre budget global ?
Il ne vous reste plus qu’à structurer les réponses à toutes ces questions dans un document que vous pourrez présenter aux agences que vous rencontrerez. Elles auront certainement des questions à vous poser pour vous proposer l’offre la plus adaptée à vos besoins.
Prêter attention aux aspects importants
Une agence qui sort de nulle part ne peut pas justifier de ses compétences et ne mérite certainement pas votre attention. Avant de valider le devis d'une agence et de la missionner, il convient de se renseigner sur les projets qu’elle a déjà pu mettre en œuvre, la satisfaction de ses clients et même ses méthodes de travail. L’organisation de votre projet va vous prendre du temps et il est impératif que ce dernier soit de qualité. Une agence qui rencontre des difficultés à conserver de bonnes relations avec ses clients risque de travailler à côté de vous sans vous donner satisfaction. Avant d'accepter leur devis, Jetez donc un coup d'œil au site web de l'agence que vous pensez sélectionner et n’hésitez pas à contacter leurs anciens clients pour avoir leur retour sur les prestations, si cela est possible.
Quel est le rôle d'une agence d'événementiel ?
Fournir un accompagnement
Une agence doit vous aider au-delà des aspects organisationnels, en vous accompagnant et en mettant en place un cadre de travail favorable à la collaboration. Ainsi, en missionnant une agence, vous devriez avoir de la visibilité sur les éléments suivants :
- Le calendrier du projet,
- Les objectifs à atteindre,
- Les actions à mener,
- Le choix des prestataires de service,
- Le budget à ne pas dépasser.
Vous devez profiter de l’expérience de l’agence sur ces différents sujets. Mais n’oubliez pas que vous êtes le seul décisionnaire. Pour pouvoir exercer votre rôle dans les meilleures conditions, il vous faut une agence qui vous donne toutes les clés pour comprendre votre projet.
Mettre à disposition un savoir-faire
Vous avez peut-être déjà toutes les capacités d’organisation et de planification pour mener à bien vos événements. Néanmoins, lorsqu’il s’agira de produire des visuels, de communiquer en ligne ou de montrer une structure sur site, il vous faudra des savoirs ou du temps que vous n’aurez peut-être pas. L’agence événementielle doit également vous fournir un support logistique, créatif et organisationnel grâce à ses collaborateurs en interne et aux prestataires qu’elle missionne.
Trouver une agence ne signifie donc pas perdre la main sur votre projet mais bien recevoir de l’aide. Cet appui substantiel peut faire toute la différence, en vous fournissant certains apports clés en main en amont de l'événement mais également le jour J.
Conclusion
Le secteur de l'événementiel fait appel à des compétences et des métiers très variés. Cette diversité des profils permet de donner vie à vos idées, soit en menant tout de front au sein de votre société, soit en confiant tout ou partie de votre projet à une agence. Quoi qu’il en soit, les projets doivent être travaillés en amont et suffisamment détaillés de manière à obtenir les résultats attendus.
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Foire aux questions
Qu’est-ce que l'événementiel ?
Le secteur de l’événementiel rassemble tous les métiers permettant la conception d'événements : de leur création à leur organisation et à leur gestion, sans oublier leur promotion.
Qu'est-ce que le marketing événementiel ?
Cette discipline consiste à événementialiser le marketing. Son objectif est de véhiculer des idées et des émotions, d'ouvrir le dialogue et de créer des souvenirs inoubliables en organisant des événements marquants.
Qu'est-ce que la communication événementielle ?
Ce processus s'insère dans une stratégie de communication plus générale et vous permet de faire la promotion de vos produits, de vos services ou tout simplement de votre entreprise grâce à l'organisation d'événements.
Quels sont les métiers de l'événementiel ?
Parmi les principaux métiers, on retrouve les postes suivants :
- Chef de projet événementiel,
- Chargé de projets artistiques ou culturels,
- Chargé de communication événementielle,
- Commissaire de salon/d'exposition,
- Organisateur d’événements ou de spectacles.
Quel est le rôle d'une agence événementielle ?
Une agence événementielle doit vous accompagner sur tous les aspects de l’organisation d’un événement :
- En réalisant le cahier des charges technique,
- En recherchant les prestataires nécessaires au succès de l'événement : location de salle et d'infrastructures, traiteur, ingénieur son, agents de sécurité, société de ménage, etc.,
- En aidant à la planification et à la conception de l’événement en lui-même,
- En faisant un bilan sur l’événement une fois ce dernier terminé.
L’agence peut vous décharger d’une quantité de travail très importante en plus de vous fournir une expertise et une expérience que vous n’avez pas forcément.
Pourquoi faire de la communication événementielle ?
Cela vous permet de faire la passerelle avec vos visiteurs avant, pendant et après votre événement. De cette façon, vous vous assurez d'avoir du public le jour J, et ce dernier aura toutes les informations qui lui seront utiles pour vivre une expérience inoubliable grâce aux animations que vous lui proposerez.
Quel est le rôle de l'événementiel dans la stratégie d'une entreprise ?
Grâce à l'événementiel, une société peut étendre son réseau, communiquer et même accélérer ses ventes. En effet, les événements ont également un impact important sur l’image de votre entreprise ainsi que sur la fidélisation de vos clients.
Quels sont les types d'événements d'entreprise ?
Il existe de nombreux types d’événements pouvant être organisés par et pour les entreprises. Néanmoins, tous ne conviendront pas à tous les cas de figure. En voici une liste non exhaustive :
- Les activités de team building
- Les séminaires / les conventions
- Les conférences
- Les congrès
- Les journées portes ouvertes
- Les colloques
- Les foires
- L’anniversaire de l’entreprise
- La soirée de lancement
- Les afterworks
- Les salons
Comment choisir son agence événementielle ?
Tout d’abord, n’oubliez pas de rédiger un brief décrivant les attentes et les contraintes de votre projet. Cela donnera une meilleure idée du contexte aux agences qui répondront à votre appel d'offres. Vous pourrez ainsi mieux évaluer l’approche, le tarif et les qualités relationnelles de chaque agence qui y répondra, sans oublier de comparer leurs offres de services et leurs devis. Enfin, choisissez le candidat qui apportera la meilleure réponse à votre brief et qui garantira le succès de votre événement.
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