Le benchmark : un outil d’optimisation indispensable
Dernière date de mise à jour le : 24 décembre 2022 à 11:12
5,00/5Directeurs, managers, chefs de projet, tous les postes à responsabilité sont amenés à régulièrement prendre des décisions qui auront un impact sur les performances de leur entreprise. Dans cette optique, il est indispensable de disposer d’informations pertinentes pouvant aiguiller la prise de décision.
Le benchmark, très populaire grâce à son approche quantitative et cartésienne de chaque situation, permet d’avoir ces informations. Comment réaliser un benchmark ? Réponse dans cet article.
Comprendre la démarche
Le benchmark est un outil d’analyse qui consiste à vous positionner par rapport à d’autres acteurs de votre secteur d’activité, et ce que ce soit pour vos pratiques, votre stratégie ou vos produits.
La première étape consiste donc à choisir ce que vous souhaitez benchmarker :
- Une méthode de travail,
- Un aspect de votre relation client,
- Les fonctionnalités de votre produit,
- Le nombre de visites de votre site internet sont autant de sujets possibles.
Un fois le périmètre clairement défini, vous commencerez par évaluer vos propres performances sur le sujet. Il est donc temps de définir des critères d’évaluation.
Si on reprend l’exemple des méthodes de travail, vous pourriez quantifier le temps passé en réunion, le nombre de décisions prises, le nombre d’actions appliquées concrètement, le temps de mise en oeuvre des actions.
Tous les critères permettant d’évaluer objectivement vos performances concernant le sujet de départ.
Vous avez vos résultats, il est maintenant temps d’aller chercher des données chez d’autres entreprises, concurrentes ou non. Le benchmark sert d’abord à s’améliorer, ce qui signifie que d’autres entreprises, qui ne sont pas de votre secteur d’activité, peuvent aussi vous apprendre des choses.
Enfin, il sera temps de comparer vos résultats avec ceux que vous avez collectés pour déterminer des pistes d’amélioration.
Les différents types de benchmark
Que vos décisions aient un impact à grande ou à petite échelle, vous rencontrerez différentes problématiques qui vous amèneront à considérer l’ampleur de votre étude.
Pour ce faire, il est indispensable de définir le type de benchmark envisagé.
Les grandes étapes de votre benchmark
Que souhaitez-vous comparer ?
Vous avez déterminé le sujet de votre benchmark. Quels sont les critères d’analyse à prendre en considération ? Durant cette étape préliminaire, vous déterminerez l’ensemble des critères quantifiables que vous jugerez pertinents comme indicateurs de performance.
Ces critères doivent impérativement être quantitatifs et sans ambiguïté. Pour reprendre l’exemple des méthodes de travail et l’organisation d’une réunion, le critère du temps passé en réunion est quantifiable et sans ambiguïté. En revanche, l’utilité de la réunion est un critère subjectif qui ne devrait pas figurer dans votre étude.
Afin de garder votre système d’évaluation le plus simple possible, optez pour une grille d’évaluation dont les réponses auront toujours le même format : une note de 1 à 5 est idéale puisque les données collectées peuvent faire l’objet d’un traitement statistique.
Proportionnellement, si vos réunions durent une heure de plus que celles de vos concurrents, mais que vous prenez moins de décisions, la note finale de votre performance devrait être moins bonne que la leur.
Collectez vos données en interne
Vous avez votre sujet et votre barème, il est temps de commencer à collecter des données pour établir vos performances. Plus vous disposerez de sources de données (collègues, hiérarchie, partenaires, clients…), plus votre analyse sera représentative de vos performances globales.
N’hésitez donc pas à solliciter un maximum de personnes différentes pour que les résultats ne soient pas faussés par un manque de participation.
Cette collecte peut prendre plusieurs formes. La plus courante reste le formulaire à remplir. Cette solution peut paraître fastidieuse, mais elle a l’avantage de pouvoir être automatisée avec des outils comme Microsoft Forms.
Ce service vous permettra en quelques clics de créer, partager et agréger vos résultats. Il dispose également d’un tableau de bord capable de créer des statistiques à partir des réponses.
Parfois, le formulaire n’est pas suffisant. Dans cette situation, n’hésitez pas à appeler les personnes par téléphone ou via un système de vidéoconférence comme Zoom ou Teams.
Ici, vous aurez l’opportunité de collecter des données quantitatives tout en écoutant les retours de vos sondés. Ces retours sont parfois très précieux puisqu’ils vous permettent de mettre en perspective les résultats obtenus et de déceler des pistes de travail que vous n’auriez pas envisagé.
Déterminez les acteurs auxquels vous allez vous comparer
Selon le type de benchmark que vous menez, vous devrez choisir avec qui vous allez comparer vos résultats. Il peut s’agir des leaders de votre domaine, de vos concurrents directs ou même de sociétés qui n’ont rien à voir avec vous.
Gardez en tête que selon l’objet de votre étude, choisir d’analyser les performances de sociétés très différentes de la vôtre peut vous apporter un éclairage radicalement différent et donc créer de nouvelles opportunités.
En acceptant qu’un autre mode de fonctionnement puisse donner de meilleurs résultats et que ce dernier se trouve loin de vous et de vos concurrents, vous ne vous fermerez aucune porte.
Collecter les données chez les autres acteurs
Il s’agit certainement de l’étape la plus difficile. Trouver des données fiables à exploiter dans votre benchmark dépend grandement de votre sujet et des acteurs que vous allez analyser. Aucun portail ne recense toutes les informations de façon exhaustive sur les entreprises et c’est un vrai travail de recherche qui vous attend.
Pour obtenir ces données, la solution la plus simple consiste à les demander. En vous rapprochant d’autres sociétés, vous pouvez tenter d’obtenir des informations à son sujet dans la cadre d’un partenariat.
Attention, afin de rester dans le cadre légal, vous devrez impérativement vous montrer transparent sur vos motivations et accepter qu’il puisse y avoir une contrepartie à fournir à la société en question.
La collaboration est le moyen le plus sûr et le plus efficace d’obtenir les données dont vous avez besoin, néanmoins, vous n’aurez certainement pas l’occasion de le faire avec vos concurrents.
Dans ce cas, il faudra faire preuve de ténacité en explorant plusieurs pistes pour agréger les données nécessaires. Plusieurs services peuvent y aider.
- LinkedIn, Viadeo et les autres réseaux sociaux professionnels
- Utile pour les informations au sujet des ressources humaines
- Les sites societes.com et infogreffe.fr
- Certaines informations financières sont disponibles
- Majestic SEO et Small SEO Tools pour l’analyse des backlinks
- N’hésitez pas à créer des partenariats avec des sites web influents pour placer le lien de votre page web chez eux
- Votre référencement n’en sera que meilleur
- Les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter ou Instagram pour évaluer la stratégie social media de vos concurrents
- Les questionnaires et les appels téléphoniques, comme nous l’avons déjà évoqué
- La presse
- En parcourant les sites de presse, vous pourrez trouver des articles contenant des informations utiles sur d’autres sociétés ainsi que vos concurrents
- Les moteurs de recherche comme Google
- Google indexe des milliards de pages et d’informations potentiellement intéressantes pour vous.
Analyser les données
Vous disposez de toutes les données nécessaires pour entamer votre étude. Avec l’aide d’Excel, il est temps de présenter et de confronter les résultats pour dégager des tendances. Lorsque l’écart entre vos résultats et ceux des autres sources est important, prenez le temps d’analyser pourquoi et notez les pistes d’amélioration.
Une piste ne consiste pas à dupliquer une stratégie pour la reproduire à l’identique dans votre organisation. Une bonne intégration implique de réfléchir à votre situation et d’adapter les stratégies des acteurs analysés à votre cas.
Diffuser les résultats
Lorsque votre analyse est terminée, il vous faudra diffuser les résultats. Afin de rendre votre travail plus accessible, optez pour une synthèse courte rappelant les principaux éléments et un document plus exhaustif à l’intention des plus curieux.
Si votre entreprise a déjà fait sa transition numérique, privilégiez un support dématérialisé pour transmettre vos conclusions. Microsoft Sway peut vous aider à créer des présentations dynamiques, adaptées à tous les écrans et contenant une partie des données présentées dans votre étude.
Note complémentaire
Gardez à l’esprit qu’il est interdit de mentir ou d’obtenir des informations illégalement. L’espionnage industriel est également à proscrire.
Conclusion
Vous disposez de toutes les clés pour entamer votre propre benchmark. Une fois terminé, envisagez de renouveler l’exercice.
De cette façon, vous resterez à jour dans votre veille concurrentielle comme dans l’optimisation de vos processus internes et donc des performances globales de votre société.
