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Stratégie Digitale

Digitalisation comptable des PME : un levier de modernisation

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La digitalisation de la comptabilité, qui consiste à dématérialiser les documents comptables comme les factures, est un des éléments majeurs de compétitivité des entreprises.

Elle ouvre une nouvelle ère des processus de travail.

La dématérialisation de la fonction comptable : une obligation légale

La dématérialisation des factures est désormais généralisée pour toutes les entreprises travaillant avec des entités publiques :

  • Depuis le 1er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 5 000 salariés ;
  • Depuis le 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaires (ETI) ;
  • Depuis le 1er janvier 2020 pour les très petites entreprises (TPE), y compris les micro entrepreneurs.

Au 1er janvier 2023 et au 1er janvier 2025 au plus tard, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cela concernera les factures émises (sortantes) ou les factures reçues (entrantes) par les entreprises.

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Tirer parti de la digitalisation des données comptables

Pour l’État l’une des motivations majeures de la digitalisation est d’éviter la fraude à la TVA. Toutefois, les entreprises digitalisées présentent d’ores et déjà un avantage compétitif par rapport aux autres.

La digitalisation présente en effet de nombreux avantages :

  • Des données comptables sécurisées. En réduisant les saisies manuelles, la dématérialisation permet d’éviter des erreurs et les fraudes. L’accès sécurisé au système d’information (gestion des habilitations) est aussi une garantie de sécurité. Vous pouvez, par exemple, utiliser NordVPN pour sécuriser vos données comptables. 
  • Un suivi de l’information optimisé. Grâce au workflow du système d’information, les acteurs de la chaîne comptable ont accès à une information en temps réel.
  • Un traitement des factures des fournisseurs facilité. Avec notamment l’échange de données informatisées (EDI), les factures sont automatiquement intégrées aux processus comptables. Des plus, le dispositif permet une meilleure gestion des délais de paiement.

L’intelligence artificielle (IA) et son impact sur les processus de travail

L’IA permet d’assurer le traitement automatisé de certaines tâches. Cela met un terme à de nombreuses manipulations de documents papier avec leur corollaire de pertes et d’erreurs de saisies. L’IA offre la possibilité d’enregistrer en mode semi-automatique ou automatique les données. Cela signifie pour les équipes comptables moins de tâches fastidieuses au profit de travaux à plus forte valeur ajoutée.

Le dispositif sécurisé permet d’éviter bon nombre d’erreurs et de fraudes. Par exemple, le contrôle automatisé des coordonnées bancaires empêche le paiement sur des comptes bancaires erronés ou falsifié.

Parce que la digitalisation offre plus de garanties en matière de qualité comptable, c’est aussi un atout pour la certification des comptes.

Dématérialiser les factures, l’exemple de la solution iPaidThat

La dématérialisation des processus de facturation est facilitée par le Cloud et le système OCR (reconnaissance optique de caractères).

Le logiciel est à même d’extraire les données présentes sur les documents scannés comme les factures, les bons de commande et les notes de frais.

Le dispositif iPaidThat permet l’extraction automatique des informations comptables comme l’identité du fournisseur, les sommes à payer, la date de l’opération, etc.

En outre, grâce au Cloud, les équipes comptables auront accès aux données 24/7. Ce dispositif permet donc la mise en œuvre du télétravail : paiement des fournisseurs, relances de clients, accès à l’information en permanence.

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