Que vous soyez cadre, dirigeant, salarié ou entrepreneur, vous avez certainement déjà été sensibilisé au concept de transition numérique. L’idée se veut simple : combiner la force de travail existante avec une nouvelle approche du management, de la gestion des informations et des processus de prise de décision pour optimiser la productivité, les savoir-faire et la stratégie de l’ensemble de l’organisation. Il s’agit donc d’effectuer une transition profonde en maximisant son rendement avec des outils numériques adaptés.

La démarche peut sembler simple : investir dans du nouveau matériel, former les collaborateurs et évaluer l’impact de la transition sur l’entreprise. En réalité, la transition numérique doit s’accompagner de changements bien plus profonds pour donner des résultats concrets.

Table des Matières

L’humain au centre du processus

Si vous abordez la transition numérique comme un effet de mode ou un moyen de rendre votre société plus productive et plus fructueuse, vous risquez d’être déçu au moment de faire le bilan de votre parcours de transition. En effet, le numérique propose des outils au service des professionnels. Ces outils ne remplaceront en aucun cas les êtres humains qui emmagasinent de l’expérience et des compétences tout au long de leur carrière. La transition numérique ne consiste pas à travailler à l’identique avec des outils informatiques mais bien à changer de paradigme dans l’approche du travail.

Ce changement de paradigme doit être porté par les plus hautes sphères de votre entreprise. Si vous n’avez pas l’adhésion et le soutien de l’ensemble de vos collaborateurs, votre transition sera un échec. Enfin, vous aurez également besoin de l’adhésion de vos équipes. N’oubliez pas que ce genre de grands bouleversements peut occasionner du stress, de la frustration et même des réactions de rejet chez certains collaborateurs s’ils ne sont pas accompagnés et écoutés tout au long du processus.

Le numérique, pour faire quoi ?

La transition numérique doit servir un grand objectif et plusieurs pistes de travail concrètes permettant d’attester de sa réussite. L’investissement de départ est important, bien au-delà du coût financier. Il vous appartient donc de définir clairement les objectifs de votre transition de façon rationnelle et simple. Les outils numériques ne travailleront pas à votre place. Ils ne prendront pas les décisions stratégiques pour vous et ne seront pas non plus à l’origine d’une croissance soudaine si les efforts ne sont pas portés par tous.

Parmi les objectifs fréquemment évoqués, on retrouve souvent les mêmes pistes de travail :

  • Collaborer avec des travailleurs à distance
  • Suivre le travail des équipes de façon décentralisée
  • Améliorer la prise de décisions
  • Dématérialiser l’information et la connaissance
  • Gagner du temps
  • Automatiser le travail répétitif ou à faible valeur ajoutée

Tous ces objectifs sont de grands axes de travail qui doivent donner la direction générale à suivre dans votre plan de transition numérique. Si vous rencontrez des difficultés à établir les objectifs de votre société ou à planifier votre transition numérique, de nombreuses agences de conseil existent pour vous accompagner dans ces démarches.

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Changer de paradigme

Vous connaissez vos objectifs. Il va maintenant falloir décider de la façon dont votre entreprise va évoluer en matière de paradigme de travail. De nombreuses sociétés ont adopté, faute de mieux, une gestion pyramidale basique. Ce paradigme a un inconvénient majeur : la prise de décision et le travail sont linéaires. En d’autres termes, si le moindre problème survient pendant le travail, aussi petit soit-il, il peut paralyser toute la chaîne de production. C’est pour cette raison que de nombreuses entreprises optent pour un paradigme différent à l’heure du numérique : celui de l’agilité.

La méthode agile

Là encore, il est possible que le terme d’agilité ou de méthode agile vous évoque certaines choses. S’ils sont souvent utilisés, rares sont les chefs de projet à réellement travailler en respectant les valeurs et les principes de l’agilité. Selon le manifeste agile datant de 2001, les valeurs de l’agilité sont les suivantes :

  • Les individus et leurs interactions prévalent aux processus et aux outils ;
  • Des solutions opérationnelles prévalent à une documentation exhaustive ;
  • La collaboration avec les clients prévaut aux négociations contractuelles ;
  • La réponse au changement prévaut au respect d’un plan.

Se munir des bons outils

Les outils de la transition numérique sont conçus pour le travail agile. En tête de liste, on retrouve la suite Microsoft 365 Entreprise qui reste aujourd’hui la gamme d’outils la plus complète et performante pour le travail numérique. Opter pour une suite permet aux équipes de travailler dans un environnement où chaque outil est compatible avec tous les autres. Cela réduit les frictions lorsque l’information doit changer de format et les DSI apprécient également de rationaliser les outils pour anticiper les pannes et les dysfonctionnements éventuels.

Tous les outils numériques actuels sont conçus pour le travail sur site, à distance, sur un ordinateur de bureau ou portable, sur une tablette ou un smartphone, avec des logiciels natifs ou des applications web. Vous l’aurez compris, avoir le choix est une composante essentielle de la transition numérique d’une entreprise. Parmi les outils populaires dans la gestion numérique d’une entreprise, nous pouvons citer plusieurs grands noms :

  • Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, Teams, Office, Planner)
  • Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Meet)
  • Trello (Kanban)
  • Asana
  • Jira

Un mot sur les outils moins populaires

Trello

Très efficace pour gérer le travail et l’avancement, Trello est un outil de gestion de projets en ligne conçu pour l’agilité. Vous pourrez créer des tableaux comportant chacun des colonnes. Ces colonnes accueilleront des cartes où vous pourrez renseigner un objectif à atteindre ou une tâche à effectuer.

Il s’agit d’une approche type Kanban, un outil de l’agilité selon les principes du SCRUM. L’avantage de cette approche réside dans la vision globale qu’elle offre à tout moment. En un coup d’œil sur vos tableaux, vous saurez tout de suite si votre projet progresse au rythme souhaité, si certains délais sont dépassés et si chacun a suffisamment de travail dans votre équipe.

Le modèle économique de Trello est calqué sur les outils du web. La version gratuite offre les fonctionnalités essentielles de l’outil. Néanmoins, il faudra payer pour les usages plus avancés et certaines intégrations dans d’autres outils complémentaires. Le coût peut rapidement devenir prohibitif, c’est pourquoi un abonnement comme Microsoft 365 (avec Planner, l’équivalent de Trello) peut s’avérer être une bonne alternative.

Asana

Moins structuré, Asana a une approche du travail sous la forme de To-Do List. Ici, pas de tableau mais des projets qui comportent des listes différentes avec des entrées. Plus souple mais moins complet que Trello, Asana donne plus d’autonomie aux membres de l’équipe et plus de travail au chef de projet qui doit garder constamment un œil sur sa façon de prioriser le travail.

Adapté à un usage personnel, Asana est finalement un bon complément à Trello. Ce dernier donne un aperçu global du travail à l’échelle de l’équipe, tandis que le premier est centré sur le travail de chacun. S’il faut les comparer aux outils plus populaires, Trello correspond à Planner et Asana à Microsoft To Do.

Jira

Trello et Jira appartiennent à la même société : Atlassian. Cette compagnie produit des outils de gestion de projets, de gestion de tickets et d’autres solutions professionnelles très populaires dans le monde du travail.

Le fonctionnement des outils répond à une logique propre à Atlassian, un peu comme ce que peuvent proposer Google et Microsoft. La différence ici, c’est qu’Atlassian est très orienté production et technique là où les deux célèbres entreprises américaines se veulent bien plus globales et scalables. Atlassian s’adresse aux entreprises qui produisent et qui souhaitent adopter une gestion plus rationalisée du travail. Ici, pas d’équivalent à Teams ou à Skype mais des outils complets de stockage de documents et de gestion de projets.

Jira est donc une suite d’outils qui répondent à cette problématique d’organisation et de suivi du travail mais aussi des retours de vos clients. Cette suite ne propose pas de stockage de document ou d’outil de communication. Ces produits sont proposés chez Atlassian sous la forme de compléments à la carte.

Conclusion

La transition numérique d’une entreprise est un travail de fond qui ne s’opère pas seulement au sein de son département marketing, mais bien dans l’ensemble de ses services. Si les outils sont nombreux et performants, ils ne remplacent en aucun cas l’humain qui reste aux commandes. Une transition numérique réussie se traduit par plus de bien-être pour les équipes, une productivité accrue et de meilleurs résultats. 

Néanmoins, il faut avant tout avoir l’adhésion de chacun et le goût de l’intelligence collective pour réussir à franchir ce cap sereinement. N’hésitez pas à demander de l’aide à des chefs de projet ou des cabinets spécialisés sur ces différents sujets. Chaque entreprise aborde la question de la transition numérique différemment.