QQOQCP : Comment utiliser cette méthode de gestion de projets ?
Dernière date de mise à jour le : 7 mars 2024 à 05:54 pm
4,50/5Comment mener à bien la gestion de projets avec la méthode QQOQCP ? La capacité à se poser les bonnes questions et à fournir les réponses claires fait partie des domaines de compétences d’un chef de projet. Il faut savoir identifier les pièges en privilégiant les questions articulées et les réponses claires et explicites.
Heureusement qu’il existe une solution pour y parvenir : la méthode QQOQCP.
Dans cet article, vous apprendrez :
- Comment utiliser la méthode QQOQCP dans un champ d’application précis ?
- Comment exploiter l’outil QQOQCP dans la gestion de votre projet de vente ?
- Comment démarrer avec la méthode QQOQCP ?
- Quelles sont les étapes à suivre avec la méthode QQOQCP ?
- Comment définir un projet avec l’outil QQOQCP ?
- Comment résoudre un problème avec l’outil QQOQCP ?
- Comment animer un brainstorming avec la méthode cette méthode ?
- Comment mettre en place une stratégie de communication avec l’outil ?
Pour bien comprendre le contexte et avant de démarrer un projet, il faut bien définir les objectifs et déterminer les éventuelles contraintes. Seule une analyse détaillée permet d’aborder la situation dans les meilleures conditions.
L’outil QQOQCP est une des méthodes fiables permettant la compréhension d’une situation et la résolution de problèmes avec les réponses aux bonnes questions.
Pourquoi la méthode QQOQCP est-elle importante en gestion de projet ?
La méthode des 5 w ou l’outil de questionnement (Who, What, Where, When, Why) se base sur 3 étapes, notamment :
- L’analyse fine de la situation,
- L’examen du problème principal et des problèmes secondaires,
- L’élaboration d’un plan d’action pertinent.
Cette méthode d’analyse permet au chef de projet de mener à bien l’analyse d’une situation et d’une difficulté en examinant tous les aspects et angles.
Les champs d’application
Dans le cadre de la mise en place de la qualité en gestion de projet, vous pouvez utiliser le QQOQCP pour définir le processus à suivre. Les réponses aux questions posées sont essentielles à la rédaction d’une procédure. Elles permettent également la préparation d’un plan d’action et l’élaboration d’un diagnostic.
Utiliser la méthode QQOQCP facilite aussi le déploiement d’un 5S, une technique de management incontournable de la démarche qualité. Les atouts de l’outil vont même jusqu’à la possibilité d’animation d’un brainstorming.
Basée sur la technique par questionnement des caractéristiques de votre projet, la méthode des 5 w permet l’observation et la résolution de problèmes complexes. Elle s’utilise aussi dans l’élaboration d’une carte mentale (mind mapping), d’un management ainsi que d’un business plan.
Les avantages
La simplicité d’usage fait partie des principaux avantages de la méthode QQOQCP aussi bien dans son adaptation qu’en matière de son usage. Il suffit à l’équipe de gestion de projet de vente de se poser les 6 questions Quoi, Où, Quand, Comment, Qui, Pourquoi ?
Il est aussi possible d’ajouter la question « Combien ? » pour compléter l’analyse et mieux cerner le problème. L’outil peut mener à un questionnement varié et constructif, ce qui permet de saisir les détails essentiels sur la vente ou un domaine précis.
Les atouts de la méthode des 5 W vont jusqu’à l’analyse rapide d’une situation. Elle permet aussi d’élaborer les principales bases d’un plan d’action. Les réponses à toutes les questions posées ouvrent vers une réelle réflexion.
La méthode QQOQCP peut également favoriser le management collaboratif au sein d’une équipe. Elle permet de trouver la bonne solution pour résoudre un problème.
À noter que cette technique peut s’utiliser dans divers domaines en lien avec la mise en place d’un projet, notamment la préparation d’un rendez-vous, l’organisation d’une réunion et la rédaction d’un compte-rendu.
Toutefois, les questions Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Pourquoi ont leurs limites surtout pour les novices. Elles risquent de perturber le chargé de la gestion de projet, en cas de problèmes au niveau de la formulation.
La méthode QQOQCP en gestion de projet de vente
Permettant l’analyse de données, la méthode des 5W (who, what, where, when, why) constitue la force de la gestion de projet de vente. Elle répond à toutes les attentes d’un chef d’entreprise souhaitant mener à bien une stratégie commerciale. Un commercial ne peut pas non plus se passer de cet outil pour cerner les besoins de ses clients et définir des arguments de vente convaincants.
À l’issue des questions Quoi, Où, Quand, Comment, Qui et Pourquoi, vous pouvez demander les avis de vos prospects pour mener à bien votre projet de vente.
Comment commencer avec la méthode QQOQCP ?
En matière de gestion de projet de vente, la nature des échanges influe sur la qualité des informations obtenues. Il faut donc se baser sur un plan d’action bien défini pour mieux exploiter la méthode QQOQCP.
Vous devez également vous poser les bonnes questions, afin de saisir les informations essentielles pour booster les ventes. Le but étant d’améliorer la découverte client et d’augmenter le taux de vente.
Réalisation d’un script
La réalisation d’un script constitue une étape essentielle pour bien débuter avec l’outil QQOQCP. Il consiste à faire une liste des questions à poser et à énumérer les diverses réponses, sans omettre les éventuelles objections. Grâce à ce script, le chef de projet peut se faire une idée sur la stratégie de vente à adopter. Il lui permet également de cerner les solutions répondant aux besoins des cibles.
Le script se réalise obligatoirement avec l’argumentaire de vente. Ainsi, vous pouvez veiller à ce que les caractéristiques des produits et/ou services proposés répondent réellement aux besoins du client.
QQOQCP : Qui ?
Une liste de questions standard est loin d’être suffisante pour mener à bien un projet. Il faut privilégier les sujets spécifiques à un objectif précis.
La question du Qui peut alors prendre différents aspects : Avec qui ? Pour qui ? Avec les réponses à ces questions, vous définissez vos collaborateurs, partenaires et fournisseurs dans la réalisation du projet ainsi que vos cibles.
La liste dressée doit contenir un maximum de questions, comme :
- Qui sont les fournisseurs ?
- Qui sont les concurrents ?
- Qui sont les cibles ?
- À qui se proposent les services/produits ?
- Qui se charge de la conduite du projet ?
- À qui appartient la décision finale ?
- Sur qui compter pour réaliser le projet ?
- À qui s’adresser ?
- Avec qui collaborer ?
- Qui est la principale partie prenante ?
- Qui se chargera de toutes les ressources adaptées ? (argent, temps, personnes, etc.).
- Qui assure la documentation des besoins business ?
- Qui fixera les délais intermédiaires et finaux ?
- Qui se charge du test du projet livrable ?
Les réponses vous permettent à coup sûr de définir le profil de chacune des personnes concernées dans l’élaboration d’un projet de vente.
QQOQCP : Quoi ?
Les questions de Quoi doivent permettre de clarifier le produit et/ou le service tout en ouvrant des réponses précises sur sa nature.
- Avec quoi le projet sera-t-il réalisé ?
- Quel obstacle peut-on affronter ?
- Quels outils sont nécessaires à la prise de décision ou à la réalisation ?
- Quel est votre avis sur chaque solution proposée ?
- Sur quoi vous baser pour bien faire votre choix ?
- Quels sont les bénéfices des objectifs s’ils sont atteints ?
- Quelles sont les conséquences sur le business ?
- Quels sont les éventuels inconvénients à la réalisation de ce projet ?
- De quoi le nouveau projet dépend-il ?
- Quels financements ?
- Quels sont les différents critères de succès signalant la réussite du projet ?
- Quelle formation nécessaire pour renforcer la capacité de certaines personnes ?
Les réponses englobent obligatoirement les idées, outils, équipements, documents et formations nécessaires à la réalisation du projet. Elles évoquent aussi ses avantages et ses limites sur le business de l’entreprise.
QQOQCP : Où ?
La question Où apportera plus de détails sur les lieux en lien avec le projet.
- Où est-ce que le produit et/ou service sera mis en œuvre ?
- Où s’effectuera la distribution ou la vente ?
- Où s’organisera l’événement ? (salon pour le lancement ou la présentation d’un produit, foire, exposition, etc.).
- Où souhaitez-vous étaler les produits ?
- Où trouver les informations nécessaires à la prise de décision ?
- Où récupérer les outils et équipements indispensables à la réalisation du projet ?
- Par où commencer ?
- Où doit-on se focaliser pour satisfaite la clientèle ?
QQOQCP : Quand ?
Dans cette partie, le but consiste à définir le calendrier et le timing d’une manière précise.
- Quand doit-on débuter le projet ?
- Quand compte-t-on le finaliser ?
- Quand est-ce que le premier résultat est attendu ?
- Quand la première production démarrera ?
- Depuis quand faites-vous face à certaines difficultés dans la stratégie utilisée pour réaliser le projet ?
- Quand sera le moment propice à la prise d’une décision ?
- Quand est-ce que le contrat arrive-t-il à échéance ?
- Quand se termine le délai déterminé par le service marketing ?
La question Quand ouvre vers des réponses précises sur les notions de timing, de planning, de durée et de fréquence.
QQOQCP : Pourquoi ?
La question Pourquoi détermine la raison qui incite l’entreprise à lancer le projet.
- Pourquoi choisir un tel projet ?
- Pourquoi cette problématique est-elle susceptible de freiner la réalisation ?
- Pourquoi changer de collaborateurs ou de fournisseurs ?
- Pourquoi doit-on prévoir une formation spéciale ?
- Pourquoi avoir besoin d’un tel outil ?
- Pourquoi privilégier ce produit ?
QQOQCP : Comment ?
La question Comment définit les aspects du projet et permet la mise au point de la façon dont il sera réalisé.
- Comment faire pour attirer l’attention des clients ?
- Comment résoudre le problème et aborder la solution ?
- Comment expliquer la difficulté rencontrée ?
- Comment faire pour que les prospects soient au courant des prestations proposées ?
QQOQCP : Combien ?
La question complémentaire Combien donne des idées de quantités et détermine le budget nécessaire à la réalisation d’un projet.
- Combien de personnes participeront à la phase du brainstorming ?
- Combien de temps est-il nécessaire pour la réalisation ?
- Combien de ressources disposez-vous pour mener à bien le projet ?
- Combien de fois avez-vous fait face à un tel problème dans l’élaboration du projet ?
- Combien de pièces à réaliser pour ce produit ?
- Combien de provisions disponibles ?
Ici, le but est de déterminer le budget et les ressources nécessaires à la réalisation du projet.
Une bonne réflexion en amont permet de se poser les bonnes questions, quel que soit le secteur d’activité et la nature du projet. Ces préparatifs permettent de ne rien laisser au hasard dans la phase de la conception.
Utiliser l’outil QQOQCP étape par étape
La méthode QQOQCP s’utilise dans des situations variées et s’adapte à toutes les situations. Elle permet de se poser les bonnes questions pour parvenir à une solution adaptée face à un problème précis. Les chefs de projet se servent de cet outil pour identifier les principaux éléments nécessaires à la réalisation des objectifs visés.
Définir le projet
Une organisation bien fondée s’impose avant de démarrer le projet. Il faut bien cerner tous les aspects sans négliger le moindre détail. La méthode de questionnement à votre disposition, vous pouvez définir tout ce qui concerne votre projet avant même son lancement.
Avec la question « Quoi », il convient de déterminer la nature du projet et les objectifs. Le « Qui » détermine le profil des cibles et des utilisateurs ainsi que celui des membres de l’équipe. En posant les questions « Où », vous pouvez vous faire une idée sur les lieux. Les réponses au « Quand » correspondent à la date d’achèvement et à la durée du projet.
Le « Comment » évoque les moyens matériels et humains essentiels à la mise en œuvre du projet. Il permet aussi de mettre au point les moyens à utiliser pour réaliser les objectifs. Le Combien, quant à cette question, détermine le budget nécessaire et les délais de réalisation. Tandis que le « Pourquoi » met l’accent sur les raisons qui vous incitent à lancer le projet.
Résoudre un problème
Il suffit de se poser les bonnes questions pour comprendre les éventuels problèmes à la réalisation d’un projet, quel que soit le type. Il faut décrire brièvement le problème avec la question « Quoi ».
En répondant au « Qui », vous cernez les parties prenantes et les principaux responsables. Le « Ou » fait référence à la localisation du problème.
Le « Quand » évoque les caractéristiques de la problématique, notamment le moment et la fréquence. Le « Comment » et le « Pourquoi » déterminent respectivement les éventuels impacts et les causes du problème.
Animer un brainstorming
Un brainstorming bien préparé constitue la clé d’une productivité accrue. Il ouvre vers un objectif et un timing bien définis. À défaut d’un encadrement bien fondé, la réunion risque de partir dans tous les sens, ce qui n’est pas sans conséquence négative sur la productivité.
Grâce à l’outil de questionnement, le chef de projet peut préciser le sujet de la réunion et dresser un ordre du jour spécifique. Les informations doivent inclure les priorités, la durée, les tâches qui incombent à chaque participant, etc. En tenant compte de l’objectif de la réunion, vous abordez directement le sujet pour éviter toute perte de temps.
Mettre en place une stratégie de communication
La communication occupe une place importante pour parvenir à une collaboration efficace et réussie en gestion de projet. La méthode QQOQCP s’utilise en marketing pour définir les diverses actions à réaliser. Elle fait preuve d’efficacité pour permettre aux chefs de projet de se poser les bonnes questions. Elle apporte aussi les solutions aux problèmes rencontrés par les parties prenantes.
Le « Quoi » vous aide, par exemple, à déterminer la nature de la problématique. Cette question vous permet aussi de décrire les produits et services à proposer. Le « Qui » indique vos cibles. En répondant aux « Où », vous cernez toutes les informations nécessaires à l’élaboration de la stratégie de communication.
Le « Quand » définit la fréquence et facilite la tâche au chef de projet lors de la réalisation du planning. Le « Comment » vous aide à identifier les principaux de communication, notamment les supports adaptés : flyers, réseaux sociaux, site web, brochures, etc.
Avec le « Pourquoi », vous énumérez les atouts des produits et/ou services.
QQOQCP, pourquoi l’utiliser pour gérer vos projets de vente ?
Le QQOQCP est un outil efficace et facile à utiliser. Il vous permet de vous poser les bonnes questions, afin d’identifier les attentes des consommateurs et de les réaliser.
Le questionnement Où, Quand, Comment, Pourquoi, Quoi et Qui constitue également une méthode indispensable pour élaborer une stratégie marketing. Il permet ainsi d’augmenter la visibilité de votre entreprise et d’améliorer votre image de marque.
Il s’utilise aussi pour mettre en avant un nouveau produit et/ou service et augmenter vos forces de vente.
Conclusion
Utilisable dans divers domaines, la méthode QQOQCP sert à structurer les différentes étapes de la gestion de projet. Elle permet de se poser les questions essentielles pour mener à bien les différentes phases de la réalisation d’un projet.
L’outil de questionnement vous accompagne dans la conception, la planification, l’exécution, la clôture et le bilan. Ainsi, vous pouvez identifier les attentes de vos cibles et les pousser à l’achat.
