5 étapes pour faire un retroplanning efficace
Dernière date de mise à jour le : 8 mars 2024 à 10:32 am
-Dans un monde en perpétuelles mutations, où la gestion de projet peut vite prendre un chemin critique, il est primordial d’utiliser les bons outils et notamment les bonnes méthodes de planification.
L’objectif final d’un retroplanning ou rétro planning est de livrer un projet en bonne et due forme en temps voulu.
On trouve plusieurs avantages au retroplanning comme une gestion plus juste des coûts, des ressources humaines et matérielles.
À travers cet article vous apprendrez :
- Dans quelles situations utiliser cette méthode
- Comment faire un rétroplanning efficace
- Quels outils utiliser
Qu’est-ce qu’un retroplanning ou rétro planning ?
Le retroplanning est un planning inversé. Il s’élabore à partir de la date de fin (deadline) du projet.
On va découper les différentes étapes du projet en tâches à réaliser en partant de la deadline du projet.
On aura donc les dates de commencement les plus tardives de chaque tâche pour que le projet soit livré en temps et en heure aux clients.
Un outil important de la gestion de projet
Le rétroplanning est une méthode de planification efficace puisqu’on organise les étapes du projet ou des projets à partir de la deadline et non de la date de début comme la plupart des plannings. Ce qui permet une meilleure organisation dans la gestion des différentes tâches entre elles.
En effet, la plupart des tâches sont interdépendantes. On ne peut pas les commencer sans que la tâche précédente ne soit terminée. C’est au chef de projet de les articuler entre elles et de prévoir si besoin une petite marge en cas d’imprévus.
Le rétroplanning permet au chef de projet, au client et ainsi qu’à l’ensemble des fournisseurs et collaborateurs d’avoir une vision globale du projet. Mais aussi de mesurer l’avancement du projet dans le temps.
Plusieurs avantages au retroplanning
La mise en place d’un rétroplanning en marketing digital présente de nombreux avantages qui peuvent grandement contribuer au succès de votre stratégie marketing. Voyons de plus près certains des principaux bénéfices que vous pouvez en tirer :
Gestion efficace du temps et des ressources
L’un des principaux atouts du rétroplanning est sa capacité à vous aider à gérer efficacement le temps et les ressources disponibles pour votre projet. En planifiant toutes les actions et les tâches à réaliser, ainsi que leurs délais respectifs, vous avez une vue d’ensemble claire sur la chronologie du projet. Cela vous permet d’identifier rapidement les périodes où des actions se chevauchent ou des délais sont trop serrés.
Grâce à cette gestion précise du temps, vous pouvez éviter le gaspillage de ressources en évitant les retards coûteux ou les tâches inutiles qui n’apportent pas de réel avantage à votre stratégie. En utilisant un rétroplanning, vous pouvez concentrer vos efforts sur les actions qui comptent vraiment pour atteindre vos objectifs, tout en veillant à ce que chaque membre de l’équipe ait suffisamment de temps pour accomplir ses responsabilités.
Anticipation des obstacles et gestion des imprévus
Le marketing digital est un domaine en constante évolution, et des imprévus peuvent survenir à tout moment. Un rétroplanning bien conçu vous aide à anticiper ces obstacles potentiels en identifiant les moments clés du projet et les zones à risque. Vous pouvez ainsi prévoir des marges de manœuvre pour faire face aux imprévus sans compromettre l’ensemble de votre stratégie.
Lorsque des problèmes surviennent, vous pouvez réagir de manière proactive en ajustant votre rétroplanning. Ce la permetra de minimiser l’impact sur le reste du projet. Cette capacité à s’adapter rapidement aux changements garantit que votre stratégie de marketing digital reste pertinente et efficace, même face à des circonstances imprévues.
Amélioration de la collaboration et de la communication au sein de l’équipe
Un rétroplanning bien structuré favorise la collaboration et la communication au sein de votre équipe de marketing digital. Chaque membre sait exactement ce qui est attendu de lui et quand il doit accomplir ses tâches. Cela permet d’éviter les malentendus et les retards causés par un manque de clarté.
En impliquant l’ensemble de l’équipe dès la phase de plani fication, vous créez un sentiment d’engagement et de responsabilité partagée envers le projet. Chaque membre comprend l’importance de son rôle dans la réalisation des objectifs globaux du marketing digital.
En réunissant régulièrement l’équipe pour discuter de l’avancement du rétroplanning, vous renforcez la cohésion de groupe et la motivation, tout en favorisant la synergie des compétences. Cette meilleure collaboration contribue à accroître l’efficacité de l’équipe dans l’exécution de la stratégie marketing globale.
Quand utiliser un retroplanning ?
Attention, tous les projets ne sont pas forcément compatibles avec le rétroplanning, ou alors son efficacité sera limitée.
Cette méthode de gestion de projet est très efficace quand il y a une date de fin et surtout lorsque cette échéance est lointaine.
Le rétro planning est l’outil de planification préféré des chefs de projets évènementiels, que ce soit l’organisation d’un événement sportif ou encore d’un mariage. On le retrouve aussi souvent dans les gestions de projets BTP (Bâtiments Travaux Publics), numériques etc…
Par exemple c’est l’outil idéal pour planifier une campagne d’emailing ou encore la création d’une boutique e-commerce, d’un site internet, le lancement de produits ou de contenus sur les réseaux sociaux.
Alors ? Le rétroplanning est l’outil parfait pour votre projet !
Le retroplanning, par où commencer ?
Le rétro planning va donc être découpé en plusieurs tâches et sous tâches. Il faudra classer toutes les actions de façon logique, de la plus urgente à la plus tardive sans oublier que certaines tâches sont plus chronophages que d’autres.
Chaque tâche doit se voir assigner un responsable qui veillera à la bonne réalisation de celle-ci. De plus il faut définir des états pour se tenir informé des évolutions.
Par exemple :
- Réalisé,
- En cours,
- À faire,
- En retard,
- Etc.
Construire le retroplanning d’un projet étapes par étapes :
Nous allons donc voir plus précisément quelles sont les étapes de l’élaboration d’un rétroplanning.
Comment faire un rétroplanning ?
1- Lister et découper les tâches du projet
Cette étape est la première et c’est l’une des plus importantes, elle sera déterminante dans la compréhension des différentes étapes du projet pour vous et vos collaborateurs.
Il va donc falloir commencer par lister les différentes tâches et/ou objectifs nécessaires à la réalisation du projet.
Si besoin, il ne faut pas hésiter à recouper les tâches en sous-tâches afin que chaque action soit claire et précise pour tout le monde.
Par exemple la tâche « Envoyer les faire-part » peut être redécoupée en sous-tâches distinctes comme « Rédiger les faire-part » et « Poster les faire-part ».
Le découpage des tâches en sous-tâches est d’autant plus important que ce ne sera pas forcément la même personne qui réalisera la tâche. Dans une entreprise il se peut que des services différents se partagent le même objectif mais que chacun réalise la partie où il est le plus compétent.
Dans notre exemple la personne qui rédigera les faire-part ne sera pas forcément celle qui les postera. Cela permet au chef de projet, à l’organisateur d’allouer ici la personne qui à rédiger les faire-part à une autre tâche ou sous-tâche où elle sera plus productive et compétente.
Il est préférable d’utiliser des verbes à l’infinitif pour nommer chaque tâche/sous-tâche et marquer pour chaque étape le nom du responsable.
2- Définir les responsables de chaque tâche
Maintenant que le projet dans son ensemble est découpé en plusieurs actions, il faut attribuer une personne responsable pour chaque tâche ou sous-tâche définie.
Bien évidemment une même personne peut être et doit être responsable de plusieurs tâches ou sous-tâche. C’est au chef de projet de juger quelle sera la meilleure personne pour telle ou telle tâche.
3- Estimer la durée des tâches du projet
L’estimation de la durée des tâches est un élément important dans cette méthode de planification. Cela permet d’avoir une estimation des ressources humaines et financières dont vous aller avoir besoin.
En effet une mauvaise appréciation des durées peut vite entraîner des coûts supplémentaires et du retard sur le calendrier. Ce qui n’est pas souhaitable.
Il faut donc essayer d’être le plus réaliste, le plus juste possible dans l’estimation des durées. Ces dernières peuvent être mesurées en jours, semaines ou mois.
Conseil :
Il ne faut surtout pas hésiter à discuter avec vos collaborateurs. Partir à la recherche d’informations afin de savoir de combien de temps ont-ils besoin pour réaliser leur mission et ainsi ajuster les délais de réalisation et les dates de début de chaque mission.
Il y aura aussi des différences entre vos collaborateurs qui ne mettront pas tous le même temps pour faire la même tâche.
Il faut apprécier la durée au cas par cas.
4- Ordonner les tâches de manière chronologique.
Après avoir découpé et détaillé toutes les étapes du projet, il est temps d’ordonner les missions dans l’ordre chronologique (planification inversée).
Il est important de repérer les dépendances entre les tâches, certaines ne peuvent pas débuter tant qu’une autre n’est pas fini, il faut donc les mettre à la bonne place.
On recherche ici une optimisation de la synchronisation des différents éléments pour assurer une remise en bonne et due forme à la date de livraison.
Le diagramme de PERT :
Pour se faire, l’idéal est d’utiliser le diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technic). C’est un outil visuel d’ordonnancement et de planification de projet.
Son objectif est d’organiser les tâches sous forme d’un réseau afin de bien visualiser les connexions entre les différentes étapes, le temps d’exécution et les interdépendances.
Le diagramme PERT offre une méthode complète pour définir les dépendances et identifier les étapes les plus longues qui déterminent la durée maximum du projet (chemin critique). Il permet de préparer le diagramme de Gantt.
5- Mise en forme du rétroplanning dans un diagramme
Le diagramme de Gantt : un outil indispensable dans la gestion de vos projets.
Pour l’organisation de la disposition de ces différentes étapes dans le calendrier il est préférable d’utiliser des outils connus en management comme le diagramme de Gantt et partir de la date de fin pour ordonner les objectifs et sous objectifs.
Après avoir décidé de l’ordre optimum des tâches avec l’aide de l’outil PERT il va falloir rentrer toutes les tâches dans le diagramme.
Dans ce diagramme il est important d’indiquer pour chaque mission le nom du responsable ainsi que l’état de celle-ci afin d’avoir un aperçu de l’avancement des travaux.
Il ne faut pas hésiter à inscrire une date limite de début. Exemple : commencer au plus tard le 12 Avril. Il faut imposer un cadre pour que tout le monde respecte au mieux les délais.
La planification inversée d’un projet à travers un diagramme de Gantt peut être réalisée via le logiciel Excel.
Conseil :
Pour éviter de prendre trop de retard lors d’un projet, il peut être intéressant d’intégrer dans le rétroplanning une étape de contrôle après la fin de chaque objectif.
Les outils et logiciels pour créer un rétroplanning en marketing digital
La mise en place d’un rétroplanning efficace en marketing digital nécessite l’utilisation d’outils et de logiciels adaptés pour faciliter la planification, la gestion et le suivi du projet. Voici une présentation des principaux outils disponibles :
Présentation des outils de gestion de projet
Tableurs (Excel, Google Sheets) : Les tableurs sont des outils simples mais polyvalents pour créer un rétroplanning. Vous pouvez facilement organiser les tâches, les délais et les responsabilités dans des feuilles de calcul. Cependant, ils peuvent devenir rapidement difficiles à gérer pour des projets complexes et ne proposent pas de fonctionnalités de collaboration avancées.
Diagrammes de Gantt : Les diagrammes de Gantt sont des représentations visuelles du rétroplanning. Ils permettent de visualiser la chronologie des tâches, leur durée et les dépendances entre elles. Des logiciels tels que Microsoft Project, Asana, Trello ou Monday.com proposent des fonctionnalités de diagrammes de Gantt pour une planification plus claire et intuitive.
Outils de gestion de projet en ligne : Il existe une variété d’outils de gestion de projet en ligne qui intègrent des fonctionnalités avancées de rétroplanning, de collaboration et de suivi des projets. Parmi les plus populaires, on retrouve Trello, Asana, Basecamp, Wrike et Jira. Ces outils permettent à l’équipe de travailler en temps réel sur le rétroplanning, de partager des mises à jour et de centraliser les informations importantes.
Outil de création d’organigramme: GitMind est un créateur en ligne gratuit de cartes et d’organigrammes, compatible avec la plupart des navigateurs web. Il vous offre la possibilité de créer des graphiques et des cartes à partir de zéro, ou d’utiliser les modèles prêts à l’emploi disponibles dans sa bibliothèque. GitMind permet également d’élaborer des diagrammes de Gantt, répondant ainsi à vos besoins spécifiques. De plus, vous avez la faculté de partager instantanément votre création avec vos amis en utilisant l’URL générée par cet outil.
Avantages et inconvénients des différents logiciels
Tableurs (Excel, Google Sheets) :
- Avantages : Faciles à utiliser, largement disponibles, aucune installation requise, fonctionnalités de base pour la planification.
- Inconvénients : Manque d’automatisation, difficultés à gérer des projets complexes, collaboration limitée.
Diagrammes de Gantt :
- Avantages : Représentation visuelle claire, gestion des dépendances entre les tâches, intégration dans certains logiciels de gestion de projet.
- Inconvénients : Complexité pour les projets volumineux, manque d’interactivité en temps réel pour la collaboration.
Outils de gestion de projet en ligne :
- Avantages : Facilité de collaboration en temps réel, automatisation des tâches récurrentes, suivi de l’avancement, centralisation des données.
- Inconvénients : Coûts d’abonnement, courbe d’apprentissage pour certains membres de l’équipe.
Le choix de l’outil dépendra de la taille de votre équipe, de la complexité de votre projet et de votre budget. Pour les petites équipes ou les projets simples, un tableur peut suffire. En revanche, pour des projets plus importants ou une collaboration à distance, les outils de gestion de projet en ligne offrent des avantages indéniables.
Conclusion
Vous êtes maintenant en possession de toutes les connaissances nécessaires à la réalisation d’un rétroplanning si votre projet est compatible.
Avec l’aide de votre rétroplanning, vous êtes capable de déterminer la date de début idéale de votre projet. À vous d’estimer si la date de début qui ressort de ce planning est légitime ou pas.
Ne soyez ni trop optimiste ni trop pessimiste quant à la vitesse de réalisation du projet. Il arrive parfois qu’il y ait des imprévus qui vous mettent en retard sur le calendrier, mais il n’y en a pas forcément à toutes les étapes.
Essayez d’être le plus juste et le plus réaliste possible dans votre gestion des délais.
Ce planning n’est pas seulement un dispositif pour vous indiquer quand vous devez avoir fini une quelconque tâche.
Il doit aussi être un moyen de pilotage du projet. Vous pouvez l’utiliser pour chiffrer les ressources dont vous aurez besoin. Déterminer le nombre de collaborateurs et donc le coût de votre projet.
Pour terminer, retenez que certains logiciels de gestion de projet permettent de faciliter la mise en place d’un rétroplanning. Ils peuvent donc être un allié précieux dans la gestion de projets d’envergure.
À vous de réaliser un bon retroplanning
Au terme de cet article vous avez pu comprendre à quoi servait un rétro planning et vous savez maintenant quand l’utiliser. Vous n’aurez qu’à suivre ces étapes et vous arriverez grâce à cet outil à avoir une vision globale de votre projet, de l’organisation de votre événement.
N’hésitez pas à mettre en place ce rétroplanning à l’aide de vos collaborateurs (brainstorming etc…). Ce sont eux qui vous aideront à livrer le projet en temps et en heures, et c’est ce qui compte !
N’oubliez pas qu’il y aura toujours des imprévus dans n’importe quelles missions que vous aurez.
Même avec cette méthode de planification inversée.
