Qu’est-ce qu’un « bon » budget pour un événement ? Ces projets créés sur Sortlist peuvent vous donner une idée.

Le succès de votre prochain événement dépend d’une question cruciale : comment investir votre budget de la bonne manière ? Qu’il s’agisse de 1.000 ou 250.000 euros, il est nécessaire que chaque euro soit investi intelligemment.

De plus, que vous choisissiez de gérer l’événement en interne ou de le confier à un prestataire externe, respecter le budget que vous vous êtes fixé est une condition sine qua non.

Dans cet article, nous présentons des événements organisés par des agences Sortlist et nous analysons leurs budgets afin que, lorsque vous commencerez à planifier le vôtre, vous puissiez vous assurer que votre entreprise fait le choix le plus sûr et le plus rentable possible.

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TL;DR : Le prix de l’organisation d’événements

Les événements font partie des besoins des entreprises dont la tarification varie fortement, notamment en raison du nombre de facteurs impliqués dans leur exécution.

Certaines entreprises ont besoin de tous ces éléments, d’autres de quelques-uns seulement. Mais ce qu’ils ont en commun, c’est qu’ils sont tous pris en compte, que vous décidiez de les externaliser ou de les réaliser en interne.

Qu’est-ce que l’externalisation de l’organisation d’un événement implique ?

Les événements, de par leur nature, ont tendance à être relativement coûteux (pensez aux facteurs susmentionnés), et bien que les agences puissent sembler chères, elles apportent une expertise, des relations avec des fournisseurs et une équipe expérimentée qui sait comment optimiser les coûts.

Selon la recherche, 32.5 % des entreprises confient la conception de leurs événements à des sociétés externes.

L’externalisation de l’organisation de votre événement auprès d’une agence ou d’un prestataire implique un engagement financier, prenant la forme d’un contrat.

Qu’est-ce que l’internalisation de l’organisation d’un événement implique ?

D’un autre côté, la gestion interne d’un événement peut avoir l’air plus intéressante et meilleure marché. Mais ce n’est pas forcément le cas.

L’organisation d’événements en interne permet de tirer parti du personnel et des ressources existantes, ce qui donne l’impression que les dépenses sont réduites. Toutefois, vous constaterez que les coûts cachés peuvent rapidement se retourner contre vous :

• Moins de temps consacré aux activités principales de l’entreprise.
• Un manque potentiel d’expertise en événémentiel.
• Le risque de dépenses imprévues, pouvant faire exploser votre budget.

51% des events planners expriment que leur plus grand challenge, lors de l’organisation d’un événement, concerne la gestion et le respect du budget établi.

Le prix de l’événementiel par pays

En nous basant sur les données de 100.000 projets lancés sur Sortlist chaque année, par des entreprises à la recherche d’un prestataire auquel confier l’organisation de leur événement, nous avons pu élaborer une fourchette de prix pour de l’événementiel, et ce à travers l’Europe et le Moyen-Orient.

Le prix par type d’événements

Il existe autant de types d’événements que de marques. Cet article n’a pas pour objectif de donner des prix pour toutes les combinaisons de facteurs possibles, tout simplement parce que c’est impossible.

Cependant, nous pouvons vous proposer un outil capable de vous donner une estimation budgétaire, et ce quel que soit le type d’événement que vous voulez organiser : le Sortlist AI Budget Advisor. Il s’agit d’un outil gratuit, capable de vous donner une idée de budget nécessaire selon l’événement que vous lui décrivez.

Avec le Budget Advisor dans notre arsenal, nous avons décidé de déterminer les types d’événements les plus courants organisés par des agences Sortlist, d’analyser des événements pour chaque catégorie et de décomposer les prix pour chaque élément impliqué.

Concrètement, nous avons analysé quatre types d’événements :

• Pop-ups : espaces de vente ou expériences temporaires souvent utilisés par les marques pour lancer des produits, tester des marchés ou créer des expériences uniques et immersives. Ces événements sont conçus pour susciter l’engouement, engager un dialogue avec les clients et tirer parti de la nouveauté et de l’urgence de leur disponibilité limitée.
• Événements culturels : organisés pour célébrer ou promouvoir de l’art, le patrimoine et la culture d’une communauté ou d’une région, tels que les festivals, les concerts, les expositions d’art, etc.
• Conférences et foires : il s’agit de la participation et de la visibilité d’une marque ou d’une organisation lors d’événements tels que des foires commerciales, des conférences ou des expositions. Cela implique souvent l’utilisation de stands où les produits sont présentés, des informations sont distribuées et des représentants discutent directement avec les participants.
• Événements corporate : Il s’agit de rassemblements parrainés par une entreprise et destinés aux employés, aux partenaires commerciaux, aux clients ou aux prospects. Ces événements peuvent avoir des objectifs variés, tels que le renforcement de l’esprit d’équipe et le lancement de produits.

Pop-ups

Un emplacement exclusif, pour un prix abordable

Pop-up store pour FRED à Saint Tropez – Budget : 38.000€ :

• Prix de la location – 10.000€
• Catering – 8.000€
• Personnel – 5.000€
• Branding et publicité – 5.000€
• Dîner co-brandé – 10.000€

En règle générale, il est rare de passer devant un pop store sans y jeter un coup d’oeil.

Les pop-ups offrent aux marques une occasion unique de créer une présence tangible pour leurs produits et services. C’est généralement leur nature éphémère et originale qui attire les gens – un design unique qui n’est pas permanent appelle à être regardé.

NICECOM s’est occupée de la création du pop-up store de FRED à Saint Tropez, et c’est un excellent exemple dont vous pouvez vous inspirer.

Le projet montre que, au-delà d’une planification et d’une logistique méticuleuses, il est tout aussi important d’élever le niveau de la conception créative, en particulier pour créer une expérience mémorable qui résonne avec les clients du secteur du luxe.

L’événement a été conçu pour créer une forte visibilité pour FRED grâce à des collaborations stratégiques, y compris des produits co-brandés tels que des éventails à main et un dîner avec le chef Michel Sarran. L’événement a non seulement stimulé les ventes sur place, mais il a également attiré du trafic vers la boutique de la marque à Saint-Tropez, améliorant à la fois son exposition et ses revenus.

Étant donné que le budget de cette collaboration est estimé à 38 000 euros, l’évaluation des coûts liés à son organisation peut être décomposée en plusieurs facteurs :

1. La localisation (Saint Tropez).
2. Le design et la construction du pop-up store.
3. La logistique.
4. La coordination de l’aspect événementiel, notamment du dîner avec le chef Michel Sarran.

En utilisant le Budget Advisor, nous pouvons obtenir un listing expliquant pourquoi un projet de cette envergure coûte aux alentours des 40.000€ :

Plus d’informations par rapport à ce listing sont disponibles ici.

Isla Hennes d’H&M

H&M « Isla Hennes » – Budget : 65.000€ :

• Contenu promotionnel – 20.000€
• Photo booth – 10.000€
• Touch screen / miroir à selfies – 15.000€
• Ambassadeurs de marque – 20.000€

Le projet H&M « Isla Hennes » est un exemple parfait d’événement innovant, organisé par Good Kids.

Comme le pop-up à Saint Tropez, ce projet mêle mode et marketing expérientiel pour créer un événement immersif qui met en avant l’identité de la marque H&M.

H&M Canada souhaitait promouvoir sa collection printemps-été 2023, Isla Hennes, tout en renforçant l’engagement de H&M en matière de durabilité et de valeurs écologiques. L’objectif était de donner vie à l’essence de la collection inspirée des îles et d’engager les clients d’une manière qui allait au-delà de la vente au détail traditionnelle.

Les résultats ? Près de 20 000 impressions et 1 000 engagements. Le décor Isla Hennes a été réutilisé dans l’ensemble du magasin, ce qui a permis d’aller encore plus loin dans l’engagement de la marque en faveur du développement durable, tout en améliorant l’expérience d’achat globale.

Le succès de l’événement réside dans sa planification et son exécution méticuleuses. Avec un budget de 65.000€, la nature du projet implique un investissement important dans la décoration, les éléments interactifs et le marketing pour créer une expérience unique. Les coûts ont été répartis entre la conception créative, la production, le personnel et les promotions.

Lorsque nous passons ce projet au crible du Budget Advisor, il est clair que son prix se situe au niveau de la fourchette supérieure, incluant des éléments tels que du contenu promotionnel de première qualité avec des designs personnalisés, une cabine photo avec un photographe professionnel, et au moins 6 ambassadeurs de marque. Normalement, un événement de haut vol comme celui-ci devrait inclure les coûts suivants :

La description du projet de H&M montre que l’investissement a été plus élevé en raison de la mise en œuvre d’autres stratégies telles qu’un miroir à selfie à écran tactile haut de gamme et un vaste mélange de plantes séchées, fraîches et en soie pour imiter le décor de l’île.

De la conceptualisation à l’engagement du public, ce projet met en évidence l’expertise de l’agence et le pouvoir des pop-ups pour attirer les clients, et montre comment l’organisation stratégique d’un événement peut élever la perception de la marque ainsi que son image.

Plus d’informations sur ce projet sont disponibles ici.

Événements corporate

Un team-building de grande ampleur

Hegelmann Summerfest – Budget : 97.000€ :

• Lieu – 20.000€
• Catering – 35.000€
• Musique et DJ – 11.000€
• Bar – 15.000€
• Décorations et éclairage – 5.000€
• Déplacements – 6.000€
• Prix et lots – 5.000€

L’Hegelmann Summerfest 2022 était un événement corporate de grande ampleur mené par by Grail Events pour les employés du groupe Hegelmann en Lituanie.

Conçu pour accueillir environ 700 participants, cet événement combinait divers éléments tels que des services de restauration, de la musique, un DJ, un bar, des éléments décoratifs, des transports et des prix, le tout en une seule journée.

En consultant les données de Sortlist, nous constatons que le budget de cet événement s’élevait à 97 000 euros. Et lorsque l’on consulte le Budget Advisor, on comprend pourquoi :

Ce budget place le Summerfest du Groupe Hegelmann dans la moyenne des budgets pour ce type d’événement.

Plus d’informations à propos de cet événement sont disponibles ici.

Un lancement crypto réussi

Lancement crypto – Budget : 50.500€ :

• Location de l’hôtel – 20.000€
• Restauration – 7.500€
• Installation audiovisuelle et démonstrations en direct – 12.500€
• Invitations et branding – 3.000€
• Couverture média – 7.500€

Pour le lancement de la bourse de crypto-monnaies innovante de H-Cash, ZB, aux Émirats arabes unis, Markable a organisé un événement corporate à l’hôtel Bvlgari.

Il s’agissait d’un événement très médiatisé impliquant de nombreux éléments clés tels que la gestion des invités, l’image de marque, les installations audio/visuelles et une vaste couverture médiatique, le tout exécuté dans un délai serré de seulement 6 jours.

Le lancement disposait d’un budget de 50.500 euros :

La répartition du budget reflète un équilibre minutieux entre les nécessités logistiques et l’aspect expérientiel de l’événement (la démonstration en direct).

Plus de détails sont disponibles ici.

Conférences et foires

Un booth immersif au coeur de la créativité

Crocs à la ComplexCon – Budget : 190.000€ :

• Installations interactives d’AR – 90.000€
• Construction et installation – 30.000€
• Staffing – 20.000€
• Print – 10.000€
• Affichages et contenus digitaux – 15.000€
• Produits de marque – 15.000€
• Logistique et transport – 10.000€

Salons professionnels, conférences, festivals de musique… Quel est leur point commun ? Les marques.

Chaque fois qu’une marque installe un stand à l’un de ces événements, elle renforce sa présence et sa notoriété auprès des clients. C’est ce que nous appelons la présence événementielle.

Le booth créé par DOODLES pour Crocs à la ComplexCon de Long Beach, USA, met en avant une présence événementielle stratégique qui allie un marketing innovant et des expériences immersives pour les visiteurs.

Doodles et Crocs souhaitaient promouvoir leur ligne de produits commune à la ComplexCon en créant un stand qui captiverait le public et se démarquerait. La marque voulait vendre l’idée d’une fusion créative entre le style artistique de Doodles et l’identité unique de Crocs, en s’adressant à un public qui valorise à la fois l’innovation et l’expression personnelle.

Cette approche a permis d’accroître la visibilité de la marque, de susciter un fort engagement de la part des participants et de contribuer au succès global de la collaboration en générant un engouement et en stimulant la demande de produits.

Avec un budget total de 190 000 euros, les allocations financières ont été planifiées pour couvrir les différents aspects essentiels du stand, en garantissant à la fois la fonctionnalité et l’élégance. Voici un aperçu détaillé de la répartition du budget :

En intégrant des installations interactives et des éléments de design immersifs, le projet visait à amplifier la présence de la marque Crocs et à impliquer les participants d’une manière dynamique et mémorable.

Plus d’informations sont disponibles ici.

L’exemple de Lufthansa Group

Lufthansa B2B Trade Show – Budget : 10.000€ :

• Conception et construction du stand – 4.000€
• Montage et démontage – 2.000€
• Staffing – 2.000€
• Contenu marketing – 1.500€
• Voyage, hébergement et repas – 500€

Quand vous êtes à un événement, comment faites-vous en sorte que les prospects viennent visiter votre stand ? Il faut réussir à se différencier, raison pour laquelle SWC et Lufthansa ont decidé d’offrir un prix, en envoyant un code par email à tous les participants de la foire. Ils pouvaient ensuite visiter le stand et tenter d’ouvrir un coffre-fort pour essayer de gagner des vols aller-retour gratuits en classe affaires entre l’Europe et New York.

Cette tactique d’engagement a non seulement attiré un nombre important de visiteurs, mais a également suscité un intérêt considérable, renforçant ainsi la présence de Lufthansa lors de l’événement.

Avec un budget total de 10 000 euros, l’allocation a été répartie comme ceci :

Le prix des vols en classe affaires et les billets exposés dans le coffre-fort étaient si proches des spectateurs qu’ils pouvaient presque les toucher. Le stand de Lufthansa est ainsi devenu l’une des marques les plus populaires du salon.

Plus d’informations sont disponibles ici.

Événements culturels

Un festival de musique optimisé pour le temps et l’argent

Festival de Beauville – Budget : 24.500€ :

• Location du lieu – 5.000€
• Son et lumières – 11.000€
• Nourriture et boissons – 3.500€
• Marketing/branding – 5.000€

L’organisation d’événements dans le secteur du divertissement n’est pas une mince affaire : la fréquentation est au centre des préoccupations, le programme doit être minutieusement planifié et, surtout pour les événements de grande envergure, la coordination des différents éléments ne doit pas faire défaut. Le festival de Beauville, organisé par l’agence Ollie, remplit toutes les conditions – et ce, avec un budget serré.

Le festival a assuré une exécution sans faille pour satisfaire ses participants. L’ampleur du projet montre que les événements dans le domaine du divertissement ont tendance à être des projets complexes et à multiples facettes qui nécessitent une coordination minutieuse d’aspects tels que la gestion des artistes, l’engagement du public et la logistique sur place.

Avec un budget de 24 500 euros, l’évaluation du coût de l’organisation du festival de Beauville comprend des facteurs tels que :

• Lieu et infrastructure : il ne s’agit pas seulement de louer et d’aménager le terrain du festival ; dans le cas de Beauville, les scènes, les tentes et les systèmes de sonorisation ont également été sécurisés.
• Les cachets des artistes et la gestion des talents (cela comprend la réservation des artistes, y compris le voyage, l’hébergement et d’autres exigences).
• Le marketing et la promotion.
• Logistique et opérations.
• Engagement du public : installations et activités interactives pour améliorer l’expérience du festival.

Le Budget Advisor montre les coûts induits par l’organisation d’un festival comme celui de Beauville :

Plus d’informations sont disponibles ici.

Une fête avec un budget respecté

Festival Nurai – Budget : 77.000€:

• Son et lumières – 15.000€
• DJs – 10.000€
• Configuration de la scène – 10.000€
• Sécurité – 6.000€
• Nourriture et boissons – 10.000€
• Transports – 5.000€
• Hébergement des artistes-interprètes – 10.000€
• Marketing et promotion – 8.000€
• Divers – 3.000€

Le festival de Nurai se déroule sur l’île de Zaya Nurai, ce qui en fait un événement exclusif et luxueux. Curieusement, il est moins coûteux que ce que l’on pourrait imaginer.

Organisé par La Table Events, le festival s’est déroulé sur deux jours et a été ambitieux, avec des fêtes en bord de piscine, des concerts au coucher du soleil et quelques-uns des plus grands noms de la musique house, le tout couronné par une grande fête après le festival dans la villa VIP.

Avec un budget de 77 000 euros, la planification financière de ce festival a été aussi méticuleuse que créative. Voici comment se répartissent les coûts d’un tel événement, selon notre Budget Advisor :

Le Budget Advisor estime que le coût de cet événement se situe dans la moyenne des événements de ce type, après avoir pris en compte le prix de tous les éléments dont le client avait besoin.

Plus d’informations sont disponibles ici.

Devez-vous externaliser l’organisation de votre événement ?

Nous espérons que ces projets vous donneront une idée plus claire du budget à prévoir pour votre prochain événement, en fonction du type d’événement que vous souhaitez organiser.

Vous ne serez pas surpris d’apprendre qu’il n’est pas facile d’organiser des événements avec succès : il y a de nombreux éléments logistiques à coordonner, des fournisseurs à gérer, des actions marketing à mener pour assurer la participation, etc.

C’est pourquoi de nombreuses entreprises font appel à une agence ou à un prestataire spécialisé qui s’occupe de ces détails. Ils permettent d’économiser du temps et de l’argent lors des négociations. Cela dit, cette solution n’est pas forcément la bonne pour tout le monde.

Voici comment savoir si vous devez externaliser vos événements ou les organiser avec vos équipes internes.

Qui doit externaliser ses événements ?

1. Les entreprises qui manquent d’expertise : les organisateurs d’événements professionnels ont de l’expérience et des connaissances sur tous les aspects de l’organisation d’événements, tels que la logistique et les accords avec les fournisseurs.
2. Les entreprises dont le budget est serré : à long terme, l’externalisation peut s’avérer plus rentable que l’organisation en interne grâce à de meilleures relations avec les fournisseurs, à des achats groupés et à un gain de temps. Une agence veille à ce que les entreprises soient moins susceptibles de dépasser leur budget.
3. Les entreprises qui n’ont pas d’équipe dédiée à l’événementiel : l’externalisation allège le stress des équipes internes et leur permet de se concentrer sur les missions essentielles de l’entreprise.
4. Les entreprises qui n’ont pas accès à des outils ou des technologies de pointe : les prestataires d’événements ont souvent accès aux derniers logiciels et outils de gestion d’événements pour garantir une expérience fluide aux participants ou aux invités.

Qui doit internaliser ses événements ?

1. Les entreprises disposant d’une équipe événementielle dédiée : cela signifie que votre équipe possède une expertise dans l’exécution complète d’un événement.
2. Les entreprises qui veulent un contrôle total : la gestion d’un événement en interne donne aux entreprises un contrôle total sur chaque aspect de l’événement, du budget à la direction créative, à condition qu’elles aient les connaissances et l’expérience nécessaires.
3. Les entreprises qui ne veulent pas dépendre de partenaires externes : les équipes internes peuvent avoir une meilleure compréhension de la culture et des objectifs de l’entreprise.

Bien que l’organisation d’événements en interne et l’externalisation aient toutes deux leurs mérites, il convient de considérer les avantages à long terme et le retour sur investissement de chacune d’entre elles pour la gestion de vos événements. Lorsque les événements deviennent plus importants ou plus complexes, l’expertise, les économies et la réduction du stress qui découlent de l’externalisation peuvent l’emporter sur les avantages d’une gestion en interne.

Conclusion

Lorsque l’on évalue les coûts associés à l’organisation d’événements, il est important de prendre en compte non seulement les dépenses immédiates, mais aussi l’impact à long terme sur votre temps, vos ressources et la qualité globale de l’événement.

Les données de Sortlist mettent en évidence les coûts variables associés aux différents types d’événements. Dans ces scénarios, le bon prestataire peut vous aider à optimiser vos dépenses en tirant parti de connaissances d’experts et en accédant à de meilleures offres de fournisseurs, ce qui se traduit par un retour sur investissement plus élevé.

En choisissant de travailler avec des professionnels, vous pouvez vous assurer que votre événement se déroule sans accroc, que votre budget est respecté et que vous obtenez l’impact souhaité sans que votre équipe interne ne soit surchargée. La tranquillité d’esprit qui accompagne l’externalisation peut faire toute la différence, en particulier lorsque votre événement prend de l’ampleur et devient de plus en plus complexe.

Prêt à faire de votre prochain événement un succès ? Utilisez Sortlist pour découvrir les agences spécialisées dans l’organisation d’événements qui peuvent vous aider à offrir une expérience exceptionnelle à votre public.