La conférence de presse constitue un moyen simple et efficace de communiquer des nouvelles importantes en lien avec votre organisation, comme le lancement d’une campagne ou d’un produit par exemple. Elle permet notamment, par l’intermédiaire des médias, de sensibiliser et de rallier le plus de monde possible à votre cause ou votre projet.

Pendant une conférence de presse, la présence de plusieurs acteurs est requise : les organisateurs, les intervenants clés et les journalistes. Contrairement aux simples communiqués de presse, les conférences de presse offrent un format interactif permettant aux représentants des médias de poser directement leurs questions et d’obtenir des réponses en temps réel.

Néanmoins, pour être réussie, l’organisation d’une telle conférence doit se faire de manière stratégique et à des moments opportuns afin de garantir une plus grande crédibilité et un plus grand impact.

Conférence de presse 101 ⚡️

Comment mener à bien l’organisation d’une conférence de presse ?

Organiser une conférence de presse peut s’avérer éprouvant, en particulier si vous ne disposez que de peu de temps. Néanmoins, avoir un délai plus vaste pour la préparation n’exclut pas les imprévus. D’où la nécessité de prévoir tous les paramètres et détails qui suivent.

Définissez les messages clés

Il faut en premier lieu déterminer les principaux messages à délivrer lors de la conférence. Ceux-ci peuvent tourner autour de divers axes, comme l’annonce d’un nouveau programme ou d’un événement à venir, la riposte à une mauvaise critique ou une attaque à l’égard de votre projet, ou encore la déclaration d’un honneur ou d’une récompense accordée pour vos actions. Les idées clés doivent être résumées en 3 à 5 points saillants, que vous pourrez efficacement communiquer à la presse.

Établissez la date et l’heure de l’événement

Lorsque vous devez décider de la date et de l’heure, il faut d’emblée vous assurer que votre conférence ne tombe pas le même jour qu’un autre événement important. Pour obtenir des informations à ce sujet, contactez des agences de presse ou des médias locaux.

Par ailleurs, il y a des jours stratégiques pour réaliser votre forum, notamment le mardi, le mercredi et le jeudi puisqu’ils sont considérés comme des jours d’actualités plus lents. En termes d’horaire, il est préférable de tenir votre conférence le matin ou en début d’après-midi. Le mieux serait de caler l’événement entre 10 h et 11 h afin de vous assurer que les médias le couvrent bien. Au-delà de ces heures, les journalistes sont peu disponibles, car ils déposent leurs articles. De ce fait, il est possible que vous ratiez le journal de l’après-midi ou les informations du soir. Évitez également de tenir votre conférence un vendredi, puisque certains journaux ont un cycle différent le weekend.

Choisir avec précaution le lieu de la conférence

Avant de porter votre choix sur un lieu ou un autre, vous devez prendre en compte certaines variables. Le trajet que les journalistes doivent parcourir jusqu’à l’emplacement de l’événement doit être considéré, car une trop grande distance peut les décourager. L’endroit doit également disposer d’un parking à proximité pour faciliter l’arrivée de vos invités. Privilégiez également des emplacements qui ont des liens directs ou indirects avec votre cause ou vos programmes. Pensez aussi à choisir la salle en fonction de l’intensité des bruits de fond : circulation, avions, etc. Assurez-vous également de choisir un lieu doté d’une installation électrique convenable et de lumières adaptées.

Sélectionnez et procédez à la formation des intervenants

C’est un fait : vous ne pouvez pas sélectionner les participants au hasard. Le choix de vos intervenants doit être logique et minutieux. Ceux-ci doivent procéder à des recherches et des formations afin de maîtriser parfaitement les sujets à aborder lors de la conférence. Ils doivent également être en mesure de répondre à toutes les questions de la presse relatives à leurs interventions. Les discours de vos orateurs seront plus crédibles s’ils se trouvent être des personnages influents dans le domaine se rapportant directement à vos activités. Il est également envisageable et fort conseillé de faire intervenir des personnes touchées par le problème que vous essayez d’éradiquer ou ayant bénéficié de vos actions. Leurs discours constituent des témoignages puissants, capables de ranger les médias de votre côté.

Tout l’objectif de cette préparation est de faire en sorte que vos intervenants connaissent parfaitement le sujet qui fait l’objet de votre conférence de presse et qu’ils soient absolument incollables. La crédibilité et l’image de marque de votre entreprise sont mises en jeu dès que vous vous entretenez avec des journalistes, et ils n’hésiteront pas à venir taper là où ça fait mal s’ils perçoivent des failles dans les réponses que vos intervenants donneront lors de la conférence de presse. Votre objectif doit être d’éviter de vous retrouver dans la même situation que le porte-parole de Deliveroo a connu face à Elise Lucet 👇

Pour une meilleure organisation de la séance de questions-réponses, il est préférable de prendre un modérateur. C’est à lui que revient la tâche de répondre à certaines interrogations et de les rediriger vers les intervenants concernés. De même, si vous n’avez pas encore eu l’occasion d’organiser de conférence de presse, vous pouvez vous inspirer en assistant à des événements de la même portée. En outre, il est utile de procéder à des répétitions avant la date prévue pour vous éviter de vous perdre dans votre discours le moment venu. Vous pourrez ainsi plus facilement prévoir les questions hostiles que la presse pourrait vous poser et donc vous y préparer. Lorsque ce cas de figure survient, répondez de manière stratégique et respectueuse, de façon à remettre l’avantage de votre côté. À titre d’exemple, vous pouvez dire : « c’est une bonne question, toutefois, nous nous penchons aujourd’hui sur… » Vous pouvez également rediriger la question vers un autre intervenant si vous êtes sûr qu’il connaît mieux la réponse.

Contactez les médias

Afin d’attirer le plus de médias possible à votre événement, commencez par dresser une liste de tous les rédacteurs en chef des stations de télévision, les directeurs des stations de radio, et même les agences de presse. Diffusez par la suite les messages d’invitation à ces personnes. Si votre organisation a déjà eu l’occasion de collaborer avec la presse par le passé, il sera plus simple de les recontacter pour couvrir votre événement. Si ce n’est pas encore le cas, c’est l’occasion d’entrer dans le bain.

De fait, quelques jours avant la date de la conférence, vous devez préparer et envoyer un avis de presse aux médias. Le principe est le même qu’un communiqué de presse. La différence est que vous pourrez préciser quelques informations pratiques supplémentaires à vos contacts.

Suivez les avis de presse envoyés aux médias

Une fois que vous aurez envoyé votre avis de presse à tous les médias de votre choix, patientez quelques jours puis commencez à suivre les avis. Pour cela, contactez-les par téléphone pour demander s’ils ont bel et bien reçu votre avis de presse. Si la réponse est négative, proposez-leur de le ramener en main propre ou de l’envoyer par email. Procédez ensuite à un second suivi en rappelant le matin de l’événement.

Élaborez un bon dossier de presse

Le dossier de presse est destiné aux journalistes qui vont assister à votre conférence. Il est très utile, mais aussi coûteux. De ce fait, s’il ne rentre pas dans le budget que vous allouez à l’événement, faites l’impasse dessus. Toutefois, si vous décidez d’en préparer un, vous pourrez éclairer davantage le public sur votre programme et vos actions.

Le dossier de presse doit contenir certaines informations clés sur l’événement lui-même :

  • La liste des participants à la conférence ;
  • Un communiqué de presse exposant vos positions sur un problème précis, les atouts de votre conférence et les citations de quelques intervenants ;
  • Des informations ou données clés sur la question ou le problème : historique, statistique, etc. ;
  • Quelques photos de vos activités les plus poignantes qui ont eu le plus d’impacts ;
  • Biographies des intervenants.

Préparez la salle de conférence

Vous devez au préalable préparer la salle de conférence pour un déroulement sans encombre :

  • Vérifiez toutes les installations électriques ;
  • Testez les lumières et les microphones ;
  • Installez une table adéquate pour tous les orateurs ;
  • Prévoyez des chaises suffisantes pour tous les invités et en surplus si possible ;
  • Laissez assez de place pour les appareils tels que les caméras ;
  • Mettez à la disposition de chaque intervenant un bloc note pour de meilleures prises de notes des questions ;
  • Pensez aux rafraîchissements.

La procédure à adopter le jour de la conférence de presse

Le jour J, il est important de suivre une procédure particulière pour veiller au bon déroulement de l’événement :

  • Accueillez les représentants de la presse dès leur arrivée ;
  • Faites leur signer des fiches de présence en mentionnant leur affiliation;
  • Partagez le dossier de presse à ceux qui ont signé ;
  • Guidez et installez les intervenants à leur table ;
  • Commencez votre conférence à l’heure prévue avec, au plus tard, 5 minutes de retard ;
  • Procédez à un enregistrement pour vos propres dossiers, mais également pour l’utilisation des médias ;
  • Faites signe au modérateur de commencer la séance en souhaitant la bienvenue à toutes les personnes présentes, puis en annonçant la question principale et les différents intervenants ;
  • Chaque orateur disposera de 3 à 5 minutes pour exposer ses points clés;
  • Une fois les représentations terminées, le modérateur doit faire une brève conclusion avant de diriger les questions vers les intervenants ;
  • La conférence durera à peu près 45 minutes, à la suite de quoi, le modérateur devra remercier les participants et les médias ;
  • Certains représentants des médias voudront rester pour continuer une conversation moins formelle sur la question. Il faudra leur répondre avec la même énergie et la même honnêteté.

Une fois votre conférence totalement clôturée, n’oubliez pas de garder le contact avec les médias présents pour vous permettre de les recontacter en cas de besoin. De leur côté, ils vous contacteront lorsqu’ils désireront écrire un article sur votre cause ou vos actions.

De même, si certains médias n’ont pas répondu à votre invitation, remettez-leur des dossiers de presse ou organisez un interview entre les journalistes absents et un des participants. Par ailleurs, il est important de faire le point avec votre équipe sur les points faibles et les points forts de votre conférence, afin de chercher ensemble les choses à améliorer pour votre prochain événement.