Comment organiser une conférence de presse ?
Dernière date de mise à jour le : 7 mars 2024 à 06:00 pm
-Organiser une conférence de presse est un moyen efficace de communiquer des nouvelles importantes en lien avec votre entreprise. Cela peut être le lancement d’une campagne ou d’un produit par exemple.
Organiser une conférence de presse permet aussi de sensibiliser votre audience à la mission de votre entreprise.
Pour organiser une conférence de presse efficacement, plusieurs profils doivent y être présents :
- Organisateurs,
- Intervenants clés,
- Journalistes.
Contrairement à un communiqué de presse, organiser une conférence de presse permet aux journalistes de poser leurs questions et d’obtenir des réponses directement.
Néanmoins, pour réussir l’organisation d’une conférence de presse, plusieurs bonnes pratiques sont à suivre.
Nous présentons ces bonnes pratiques dans la suite de cet article.
Comment organiser une conférence de presse étape par étape ?
Organiser une conférence de presse peut être éprouvant. Cela dit, avoir un délai plus important pour la préparation n’exclut pas les imprévus. D’où la nécessité de prévoir tous les détails qui suivent.
Définissez les messages clés
Déterminez les messages à délivrer pendant la conférence. Ceux-ci peuvent tourner autour de différents sujets :
- L’annonce d’un nouveau programme,
- Un événement à venir,
- Répondre à une mauvaise critique ,
- Annoncer une récompense accordée pour vos actions,
- Etc.
Les idées qui vous poussent à organiser une conférence de presse doivent être résumées en 3 à 5 points que vous pourrez facilement communiquer.
Fixez la date et l’heure à laquelle organiser une conférence de presse
Pour la date et l’heure, assurez-vous que votre conférence ne tombe pas le même jour qu’un autre événement important. Pour obtenir des informations à ce sujet, contactez des agences de presse ou des médias locaux.
Par ailleurs, il y a des jours stratégiques pour organiser une conférence de presse, notamment le mardi, le mercredi et le jeudi. Ceux-ci sont considérés comme des jours d’actualités plus lents.
En termes d’horaire, il est préférable d’organiser votre conférence le matin ou en début d’après-midi. Le mieux serait de caler l’événement entre 10 h et 11 h pour vous assurer que les médias le couvrent bien.
Évitez aussi d’organiser une conférence de presse un vendredi. Certains journaux ont un cycle différent le weekend.
Choisir avec précaution le lieu où organiser une conférence de presse
Avant de porter votre choix sur un lieu, le trajet que les journalistes doivent parcourir jusqu’à l’emplacement de l’événement doit être considéré. Une trop grande distance peut les décourager.
L’endroit doit aussi avoir un parking à proximité pour faciliter l’arrivée de vos invités. Privilégiez également des emplacements qui ont des liens avec votre marque.
Pensez aussi à choisir la salle en fonction de l’intensité des bruits de fond : circulation, avions, etc.
Sélectionnez et formez vos intervenants
C’est un fait : vous ne pouvez pas sélectionner vos intervenants au hasard.
Ceux-ci doivent maîtriser parfaitement les sujets à aborder lors de la conférence. Vos intervenants doivent savoir répondre à toutes les questions de la presse relatives à leur intervention.
Tout l’objectif de cette préparation est de faire en sorte que vos intervenants connaissent parfaitement le sujet qui fait l’objet de votre conférence de presse.
La crédibilité et l’image de marque de votre entreprise sont mises en jeu dès que vous vous entretenez avec des journalistes. Ils n’hésiteront pas à venir taper là où ça fait mal s’ils perçoivent des failles dans les réponses que vos intervenants donneront lors de la conférence de presse.
L’exemple de Deliveroo
Votre objectif doit être d’éviter de vous retrouver dans la même situation que le porte-parole de Deliveroo a connu face à Elise Lucet :
L’importance d’un modérateur
Pour une meilleure organisation de la séance de questions-réponses, il est préférable de prendre un modérateur. C’est à lui que revient la tâche de répondre à certaines interrogations et de les rediriger vers les intervenants concernés.
De même, il est utile de procéder à des répétitions avant la date prévue pour éviter de vous perdre dans votre discours le moment venu. Vous pourrez ainsi plus facilement prévoir les questions que la presse pourrait vous poser et donc vous y préparer.
Lorsque ce cas de figure survient, répondez de manière stratégique et respectueuse, de façon à reprendre l’avantage. À titre d’exemple, vous pouvez dire : « c’est une bonne question, toutefois, nous nous penchons aujourd’hui sur… ».
Vous pouvez aussi rediriger la question vers un autre intervenant si vous êtes sûr qu’il connaît la réponse.
Contactez les médias
Pour attirer le plus de médias possible quand vous organisez une conférence de presse, dressez une liste de tous les rédacteurs en chef des stations de télévision, les directeurs des stations de radio, et même les agences de presse.
Envoyez leur ensuite vos invitations. Si vous avez déjà eu l’occasion de collaborer avec la presse par le passé, il sera plus simple de les recontacter.
Quelques jours avant la conférence, envoyez un avis de presse aux médias. Le principe est le même qu’un communiqué de presse, mais dédié à l’organisation d’une conférence de presse.
Suivez les avis de presse envoyés aux médias
Une fois que vous aurez envoyé votre avis de presse à tous les médias de votre choix, patientez quelques jours puis commencez à suivre les avis. Pour cela, contactez-les par téléphone pour demander s’ils ont bien reçu votre avis de presse.
Élaborez un bon dossier de presse
Le dossier de presse est destiné aux journalistes qui vont assister à votre conférence. Il est très utile, mais aussi coûteux.
S’il ne rentre pas dans votre budget, faites l’impasse dessus. Toutefois, si vous décidez d’en préparer un, vous pourrez éclairer davantage le public sur votre programme et vos actions.
Le dossier de presse doit contenir certaines informations clés sur l’événement lui-même :
- La liste des participants à la conférence ;
- Un communiqué de presse exposant vos positions sur un problème précis, les atouts de votre conférence et les citations de quelques intervenants ;
- Des informations ou données clés sur la question ou le problème : historique, statistique, etc. ;
- Quelques photos de vos activités les plus poignantes qui ont eu le plus d’impacts ;
- Biographies des intervenants.
Préparez la salle de conférence
Préparez la salle de conférence pour un déroulement sans encombre :
- Vérifiez toutes les installations électriques ;
- Testez les lumières et les microphones ;
- Installez une table adéquate pour tous les orateurs ;
- Prévoyez des chaises suffisantes pour tous les invités et en surplus si possible ;
- Laissez assez de place pour les appareils tels que les caméras ;
- Mettez à la disposition de chaque intervenant un bloc note pour de meilleures prises de notes des questions ;
- Pensez aux rafraîchissements.
Jour de la conférence de presse
Accueil des participants
L’accueil des participants à votre conférence de presse constitue la première impression cruciale. Créez une atmosphère accueillante en mettant en place un espace professionnel et chaleureux. La distribution soignée du dossier de presse, contenant toutes les informations pertinentes sur l’événement, les intervenants, et les produits ou services, contribuera à établir un contexte propice à la communication.
Présentation des intervenants
La présentation des intervenants est une étape clé pour captiver l’attention des médias. Une introduction dynamique des acteurs clés du projet ou de l’entreprise donne une dimension humaine à votre événement. Mettez en lumière les points clés du communiqué de presse dès le début pour susciter l’intérêt immédiat des journalistes présents, renforçant ainsi la portée de votre message.
Présentation du contenu
Lors de la présentation du contenu, assurez-vous de fournir un exposé détaillé des éléments essentiels du projet, des produits ou des services. Utilisez une communication claire et concise pour maintenir l’attention des médias. L’ajout d’éléments visuels tels que des images et des supports multimédias renforcera votre message, le rendant plus mémorable et impactant.
Session de questions-réponses
La session de questions-réponses est le moment où l’interaction entre les intervenants et les journalistes prend tout son sens. Encouragez les questions pour nourrir le dialogue. Les réponses précises et informatives consolideront la compréhension du sujet traité et établiront une relation constructive avec les médias.
Après la conférence de presse
Envoi du communiqué de presse aux absents
L’envoi du communiqué de presse aux absents est une étape cruciale pour maximiser la portée de votre événement. La diffusion à l’ensemble des journalistes, même ceux qui n’ont pu assister, garantit une couverture médiatique étendue. Accompagnez-le d’un message personnalisé soulignant les moments forts de la conférence de presse, réaffirmant ainsi les points clés à retenir.
Suivi des retombées médiatiques
Le suivi des retombées médiatiques est essentiel pour évaluer l’impact de votre conférence de presse. Surveillez régulièrement les médias pour repérer les articles, interviews ou mentions liés à l’événement. Cette analyse approfondie vous fournira des insights précieux pour ajuster vos futures stratégies de communication.
Analyse des résultats et des retours
Après la conférence, prenez le temps d’analyser les résultats par rapport aux objectifs fixés en amont. Recueillez les retours des journalistes, qu’ils soient positifs ou constructifs, afin d’ajuster vos approches pour les futurs événements. Cette réflexion post-événement est essentielle pour garantir une amélioration continue de vos pratiques en matière de relations presse.
Conseils pratiques et astuces
- Gestion du timing: La gestion précise du timing est cruciale pour le bon déroulement de la conférence de presse. Respectez scrupuleusement le planning établi, planifiez soigneusement les moments forts, et maintenez l’intérêt constant des participants.
- Gestion des imprévus: Anticipez les imprévus en élaborant un plan de contingence. Faites preuve de réactivité et d’adaptabilité pour résoudre rapidement tout problème inattendu, garantissant ainsi la fluidité de l’événement.
- Utilisation des réseaux sociaux pendant l’événement : Exploitez pleinement les réseaux sociaux pendant la conférence. Partagez en temps réel les moments forts, interagissez avec le public et les journalistes, et maintenez l’engagement pour amplifier l’impact de votre événement au-delà de la salle de conférence.
Pour aller plus loin
Si vous voulez en savoir plus sur comment organiser une conférence de presse, et sur les RP en général, consultez notre guide complet sur les Relations Presse.
