L’épidémie de COVID-19 touche désormais près de 200 pays, et on estime à 2,6 milliards le nombre d’individus qui sont actuellement en quarantaine. Avec l’Inde qui a récemment pris la décision d’instaurer un confinement sur son territoire, nous nous retrouvons dans une situation où un tiers de la population mondiale est aujourd’hui confinée chez elle.
L’une des conséquences, c’est que la plus grande expérience de télétravail jamais réalisée est en train de prendre place, et ça vient bouleverser le fonctionnement traditionnel de nos entreprises. A court terme, plusieurs millions d’individus travaillent aujourd’hui depuis chez eux, mais à long terme, il semble raisonnable de penser que le télétravail constituera une pratique beaucoup plus courante qu’auparavant. 
Ce que ça veut dire, c’est qu’il va être nécessaire de s’acclimater, pour ré-apprendre à travailler. 
Chez Sortlist, le travail à distance a rapidement pu être mis en place, de par le fait que nous avons des équipes dans plusieurs pays et que nous avons l’habitude de collaborer sans nécessairement être dans le même bureau. Pour vous donner un ordre d’idée, notre Customer Success Team est composée de 13 personnes réparties dans 5 pays, sur 3 continents et 4 fuseaux horaires différents. Nous avons donc déjà de l’expérience en la matière, et nous souhaitons vous partager nos recommandations pour vous permettre de rendre votre télétravail le plus efficace possible. 
Dans cet article, nous vous dévoilons les conseils de deux des équipes de Sortlist : la Customer Success Team ainsi que la Product & Engineering Team. Enjoy ! 

Table des matières

Travail à distance : Les meilleurs conseils de notre Customer Success Team. 

Organiser des réunions à distance

La communication est hyper importante et doit compenser le fait de ne pas pouvoir voir ou parler directement avec ses collègues. Pour cette raison, nous avons instauré un rythme bien précis de réunions téléphoniques, avec des objectifs clairement définis. 

  • Un appel chaque mardi, avec l’ensemble de l’équipe, pour revenir sur les principaux événements de la semaine qui a précédé et fixer les objectifs de la semaine à venir. C’est aussi une opportunité pour prendre la température et vérifier que toute l’équipe est bien alignée. Ce meeting dure maximum une heure, et c’est crucial de ne pas dépasser ce délai pour ne pas empiéter sur le temps de travail de chacun. 
  • Un appel chaque vendredi pour évaluer les résultats de la semaine qui vient de se dérouler, et vérifier si les objectifs fixés ont été atteints ou non. C’est également l’occasion de voir ce qui peut être amélioré pour la semaine suivante. 
  • Un appel par semaine pour chaque équipe locale, ce qui va permettre d’aller plus en profondeur sur les spécificités de chaque marché où les membres sont présents physiquement. 
  • Un appel par mois pour chaque membre de l’équipe avec le manager, pour vérifier que l’alignement est toujours là et que les membres se sentent toujours bien dans leur rôle. 

Cette méthodologie nous permet d’organiser notre travail et de collaborer efficacement. Sachez que lorsque vous organiserez vos propres réunions, il faudra vous assurer que chaque personne puisse parler et faire part de ses opinions, car il est beaucoup plus facile de passer inaperçu dans une réunion virtuelle. Donc faites-en sorte que chacun puisse prendre la parole et partager ses idées. 

Un panel d’outils

Cette communication doit nécessairement être accompagnée d’outils, qui permettent d’échanger et de collaborer efficacement. 

  • Slack permet de s’appeler, et d’utiliser les caméras intégrées à nos ordinateurs pour que nous puissions nous voir. Lors de vos réunions à distance, assurez-vous que tout le monde ait bien activé sa caméra, pour rajouter de la chaleur humaine à vos échanges. Slack est également l’outil que nous utilisons au quotidien pour échanger par écrit. 
  • Google Drive nous permet de stocker tous nos documents et toutes nos ressources digitales. 
  • WhatsApp nous permet de partager des choses plus personnelles, qui ne sont pas liées au travail, et cela nous aide à créer du lien. 
  • Frizby est l’application RH que nous utilisons pour suivre la croissance de nos collaborateurs et les aider à s’améliorer constamment dans leur fonction. 
  • Google Calendar nous permet de créer un agenda partagé et de mieux gérer notre temps. 
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WECOMEET
Paris, France
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Strasbourg, France
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Nantes, France
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Tapioka communication
Paris, France
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Imagine Communication
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Bordeaux, France
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Flying Saucer Studio
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Lille, France
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AGENCE LA FUSEE
Paris, France
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Dupont Lewis
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Digital Effervescence
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Châtenay-Malabry, France
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Vaka – Agence Webmarketing
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Paris, France
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Net Stratégie
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Sophie Candau Communication
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Paris, France
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Mérignac, France
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Fibre-Digitale
Maisons-Laffitte, France
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Rixensart, Belgium
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Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgium
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Travail à distance : Les meilleurs conseils de notre Product & Engineering Team. 

La méthode Scrum

Cette équipe suit avec assiduité la méthode Scrum. Concrètement, il s’agit d’un framework qui permet aux équipes de travailler ensemble, et encourage ces dernières à apprendre de leurs expériences. L’idée étant d’analyser les échecs et les réussites de votre équipe pour vous améliorer et gagner constamment en efficacité. 
Cette méthodologie, qui est très populaire, est constituée de meetings, d’outils et de rôles à attribuer aux membres de votre équipe pour vous permettre de structurer cette dernière et de mieux gérer son travail. Si vous souhaitez en savoir plus sur cette méthodologie, cette ressource est une mine d’or d’informations. 

La communication au sein de l’équipe Product & Engineering

Il y a plusieurs règles à suivre pour maintenir une bonne communication lors de vos réunions virtuelles, et éviter que ces dernières ne deviennent insupportables à suivre : 

  • Coupez votre micro si vous ne parlez pas. Cela permettra d’éviter un effet d’écho en plus d’épargner à vos collègues d’entendre des bruits de fond susceptibles d’être désagréables. 
  • Si votre connection internet vous le permet, activez votre caméra pour permettre à vos co-équipiers de vous voir. 
  • Restez concentré sur votre réunion, et évitez d’ouvrir d’autres onglets pendant que vos collègues sont en train de parler. La tentation est forte, mais lui céder vous empêchera de suivre convenablement ce qui est en train de se passer. 
  • Assurez-vous de créer un ordre du jour pour vos réunions, afin d’éviter que celles-ci aient des durées indéterminables. Il est important de savoir quand vos réunions commencent, mais il est encore plus important de savoir quand ces dernières se terminent. Ayez donc un ordre du jour clairement défini, et sachez précisément à quoi vos réunions vont servir. 
  • Malgré le confinement et la distance, il est important d’échanger de façon quotidienne pour garder un lien et préserver la relation qui existe entre vous. Au-delà de vos réunions téléphoniques, vous pouvez également organiser des “déjeuners/apéros virtuels” comme vous le feriez en temps normal. 
  • Accordez du temps à vos collègues et ne vous attendez pas à recevoir des réponses dans la minute. La distance implique forcément que la communication est moins rapide que lorsque vous êtes côte à côte, ce qui veut dire que vos questions sont plus susceptibles de rester en suspens. Il faut donc pouvoir être patient, et être capable d’adapter son rythme de travail. 
  • Par rapport au point précédent, soyez transparent et expliquez clairement à vos collègues quel est votre horaire, sur quoi vous comptez travailler et quand est-ce que vous êtes disponible pour échanger. À distance, la transparence et la communication sont encore plus importantes qu’en temps normal. 

En conclusion

Le télétravail risque bien de devenir une façon de plus en plus commune de collaborer, et en cette période de confinement, il est nécessaire de pouvoir s’adapter. 
Pour cela, nous vous conseillons d’avoir un lieu dédié à votre travail. Si vous avez la possibilité de mobiliser une pièce, ou même juste un bureau ou une table, qui deviendra le lieu où vous travaillerez à distance, n’hésitez pas et faites-le. Cela est particulièrement important car il faut pouvoir mettre une frontière entre votre temps de travail et votre temps libre. Sans espace dédié à votre travail, cette séparation risque de devenir floue et peut induire une perte de repères. 
De plus, faites en sorte de vous imposer une routine, qui remplacera celle que vous aviez lorsque vous vous déplaciez au bureau. Vous pourriez par exemple commencer votre journée par du sport ou un peu de lecture. Aussi, gardez cette routine pour votre journée de travail et essayez de vous fixer des horaires précis. Tout comme votre espace dédié au téléworking, cela vous permettra d’induire une frontière entre vie professionnelle et vie privée, qui risquent de se mélanger en cette période de confinement. 
En fonction du lieu où vous êtes confiné, vous avez peut être la possibilité de prendre un petit peu l’air, que ce soit sur un balcon ou dans un jardin. Si cette possibilité s’offre à vous, n’hésitez pas à en abuser, car en cette période de confinement/télétravail imposé, il est très facile de laisser passer plusieurs jours sans mettre le nez dehors, ce qui pourrait nuire à votre bien-être et à votre productivité. 
Enfin, investissez dans un casque de bonne qualité, muni d’un bon micro, car vous allez devoir enchaîner les réunions téléphoniques, et un tel matériel vous permettra de rendre ces dernières beaucoup plus agréables.