Comment digitaliser vos événements en 2022 ?

Mise à jour du 19 septembre 2026. Digitaliser un événement ne consiste plus à transposer une scène dans une visioconférence : il faut concevoir ensemble le direct, les interactions, la collecte de données et le replay. Ce guide 2026 aide à choisir un format, une plateforme et des indicateurs adaptés à l’objectif de l’événement.

Ce qui a changé depuis 2022

Les outils spécialisés réunissent désormais des fonctions autrefois dispersées : inscription, billetterie, diffusion, application mobile, networking, check-in et mesure de l’engagement. Zoom Events propose notamment des programmes multisessions, des espaces partenaires et des statistiques à l’échelle de l’événement ; Webex Events rassemble inscription, accueil sur site, application événementielle et suivi des prospects.

Microsoft a également fait évoluer les grands directs avec Teams town hall. Sa documentation, mise à jour en 2026, décrit les rapports de présence et d’engagement, les questions-réponses, les réactions et les sous-titres traduits selon la licence. Le choix ne se résume donc plus à la qualité vidéo : il dépend du parcours d’inscription, des interactions attendues, des données exportables et du niveau de production.

Quel format d’événement digital choisir en 2026 ?

Format	Usage pertinent	Interaction à prévoir	Point de vigilance
Diffusion en direct	Annonce, keynote ou lancement court	Chat modéré et questions-réponses	Une diffusion descendante retient difficilement l’attention sans séquences rythmées
Webinaire	Démonstration, formation ou génération de prospects	Sondages, Q&A et appel à l’action	Relier l’inscription, la présence et le suivi commercial
Conférence virtuelle	Programme comportant plusieurs thèmes ou publics	Sessions parallèles, agenda personnel et networking	Tester la navigation et limiter les choix simultanés
Événement hybride	Rendez-vous associant une salle et une audience distante	Animateur dédié au public en ligne et questions communes	Prévoir son, cadrage et modération pour les deux audiences
Replay à la demande	Prolonger la portée d’une conférence ou d’une formation	Chapitres, ressources et formulaire de contact	Obtenir les droits de diffusion et fixer une durée d’accès

Pour approfondir la préparation, consultez nos guides sur l’événement hybride, le budget événementiel et la manière de promouvoir un événement digital.

Plateformes : comparaison fonctionnelle

Les notes ci-dessous expriment une adéquation éditoriale avec le cas d’usage indiqué, et non une note absolue du logiciel. Vérifiez toujours les capacités incluses dans votre licence au moment du devis.

Solution	Fonctions distinctives documentées	Cas d’usage privilégié	Adéquation
Zoom Events	Sessions simultanées, lobby, espaces partenaires, networking et statistiques globales	Sommet virtuel ou programme multiséquence	4,5/5
Microsoft Teams town hall	Q&A, réactions, rapports de présence et d’engagement, sous-titres selon la licence	Communication interne dans un environnement Microsoft	4/5
Webex Events	Inscription, check-in, application événementielle, streaming, collecte de prospects et métriques	Événement hybride avec exposants	4,5/5
Outil de visioconférence seul	Vidéo, partage d’écran, chat et enregistrement selon l’offre	Session simple avec peu de parcours annexes	3/5

Avant de retenir un outil, imposez un test complet : inscription, connexion depuis un mobile, passage d’un intervenant à l’autre, affichage des sous-titres, envoi d’une question, export des données et lecture du replay. Notre sélection des outils du marketing événementiel complète cette grille.

Une méthode de digitalisation en six étapes

1. Définir un résultat mesurable : inscriptions qualifiées, participants présents, rendez-vous pris, demandes de démonstration ou progression pédagogique.
2. Cartographier les publics : participants sur place, audience distante, intervenants, sponsors, modérateurs et équipe technique.
3. Écrire le parcours : invitation, inscription, rappels, connexion, direct, ressources, replay et relance.
4. Produire pour l’écran : séquences courtes, slides lisibles, alternance des intervenants, sondages et temps de questions.
5. Répéter les incidents : perte de connexion, micro défaillant, intervenant absent, partage d’écran bloqué et retard du programme.
6. Mesurer puis réutiliser : comparer inscriptions et présences, analyser les interactions, découper le replay et documenter les améliorations.

Chiffres clés à retenir

• 3 articles : c’est la série rédigée par Caroline Hundhausen d’OFCORES pour expliquer les bases de la numérisation événementielle dans l’édition Sortlist de février 2022.
• 10 jours : délai indiqué par Stratégies pour la digitalisation de la conférence annuelle d’EcoVadis pendant la crise de 2020.
• 6 mois : durée pendant laquelle la plateforme de Sustain 2020 devait rester accessible après l’événement du 12 mars 2020, selon E-marketing.fr.
• Plus de 20 fonctions : nombre annoncé dans la documentation 2026 de l’application Webex Events, parmi lesquelles agenda, cartes, live, sondages, Q&A et salles vidéo.

Digitalisation : 10 jours 10 sur 180

Plateforme accessible : environ 6 mois 180 sur 180

Retour d’expérience de la communauté événementielle

« Il faut être minutieux sur le détail […] les participants regardent partout sur l’écran. »

Expert interrogé par Stratégies, 25 novembre 2020

Ce retour reste opérationnel en 2026 : le décor, les titres affichés, les transitions, la modération et les consignes données aux intervenants font partie de l’expérience. Un conducteur doit donc préciser, minute par minute, ce que le public voit, entend et peut faire.

Mini-calculateur de budget pour un événement digital

Cette estimation additionne les coûts directement pilotables. Elle ne remplace pas un devis : renseignez vos montants hors taxes et utilisez le coût par participant pour comparer plusieurs scénarios.

Plateforme et licences (€)

Heures de production × tarif horaire (€)

Heures des intervenants × tarif horaire (€)

Promotion (€)

Participants attendus

Budget estimé :

6700

€ — coût estimé par participant :

26.80

€

Ajoutez séparément les postes propres à votre projet : location et régie d’une salle, traduction humaine, sous-titrage corrigé, assurance, droits musicaux, captation supplémentaire ou expédition de matériel.

Questions fréquentes

Quelle différence entre un webinaire et une conférence virtuelle ?

Le webinaire organise généralement une session principale autour de quelques intervenants. Une conférence virtuelle ajoute plusieurs sessions, un agenda, des espaces partenaires, du networking et un parcours participant plus complexe.

Comment maintenir l’attention pendant un événement en ligne ?

Alternez présentation, démonstration, sondage et questions. Désignez un modérateur chargé du chat, annoncez les prochaines séquences et fournissez aux intervenants un conducteur précis plutôt que de compter sur l’improvisation.

Quels indicateurs faut-il suivre ?

Suivez au minimum le rapport entre inscrits et présents, la durée de présence, les interactions, les clics vers l’appel à l’action, les rendez-vous obtenus et la consommation du replay. Ne collectez que les données nécessaires et informez clairement les participants de leur utilisation.

Faut-il choisir un événement virtuel ou hybride ?

Choisissez le virtuel si l’accès à distance, la rapidité de déploiement ou la diffusion internationale dominent. Préférez l’hybride lorsque la rencontre physique apporte une valeur forte, à condition de financer une réalisation et une animation spécifiques pour l’audience distante.

Combien de répétitions faut-il prévoir ?

Prévoyez généralement une répétition technique avec chaque type d’intervenant et une répétition générale du conducteur. Pour un programme multisession, testez aussi les changements de salle, les droits des comptes et la procédure de secours.

Comment choisir une agence pour digitaliser l’événement ?

Demandez des références comparables, un conducteur type, le plan de secours, la répartition des responsabilités et la liste exacte des livrables. Pour cadrer le besoin et comparer des spécialistes, décrivez votre événement à Sortlist.

Sources

• Sortlist, « Les événements professionnels passent au digital. Les vôtres aussi ! », 1er février 2022.
• Stratégies, « 5 conseils pour digitaliser son événement », 25 novembre 2020.
• E-marketing.fr, « Confinement : comment digitaliser ses événements ? », 1er avril 2020.
• Microsoft Learn, « Plan for Teams events », documentation consultée en septembre 2026.
• Webex, « Event App Features Overview », documentation consultée en septembre 2026.

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Avec la pandémie de COVID-19, la création d’événements est devenue très compliquée. Un tiers de la population mondiale s’est retrouvée confinée entre février et mai 2020. Les organisateurs d’événements se sont retrouvés dans une situation où ils ne pouvaient pas faire leur travail et le marketing événementiel s’est effondré.

Aujourd’hui, même si l’Europe lève progressivement ses mesures de confinement, il est probable que le secteur événementiel ne soit plus jamais le même qu’auparavant.

Les mesures d’hygiène et de distanciation sociale, ainsi que le travail à domicile, font désormais partie de notre quotidien. Et ce sera probablement le cas pour un certain temps.

Face à cette nouvelle réalité, il semble nécessaire de devoir adopter pleinement les événements digitaux. La question est de savoir comment organiser un tel événement ? Comment le mettre en place ? Comment en faire la promotion ? Comment créer une expérience de networking pour les participants ?

Afin de répondre à ces questions de la manière la plus efficace possible, Sortlist a décidé de collaborer avec OFCORES, une agence belge spécialisée dans la création d’événements et le marketing événementiel.

Caroline Hundhausen, spécialiste de la communication chez OFCORES, a écrit une série de 3 articles concernant la numérisation des événements, pour vous donner toutes les bases nécessaires à votre projet.

Introduction

Avec les restrictions de voyage, les mesures sanitaires et la généralisation du travail à domicile, la digitalisation des événements va devenir de plus en plus courante.

Ce qu’il faut garder en tête, c’est que chaque événement a des objectifs différents. Nous travaillons avec chacun de nos clients pour concevoir des solutions adaptées à leurs besoins. Cet article vous présente des pistes, mais pensez à nous contacter si vous voulez des conseils personnalisés.

Selon nous, voici les avantages des événements numériques par rapport aux événements physiques :

• Une meilleure accessibilité
• Une audience plus large
• De meilleurs taux de rétention
• Des expériences virtuelles innovantes
• Un coût d’organisation plus faible que pour les événements physiques

Et voici quelques exemples de comment transformer vos événements en format numérique :

• Organiser des tables rondes virtuelles
• Des rencontres virtuelles 1:1
• Mettre en place des livestreams
• Remplacer les pauses café par des jeux en ligne
• Remplacer les expositions par des visites virtuelles
• Sessions et panels menés dans un format de présentation professionnel de type studio TV

Voyons maintenant les différents types d’événements numériques que vous pouvez mettre en place.

Événements virtuels

Un événement virtuel est un événement dont les participants font l’expérience entièrement en ligne au lieu d’y assister en présentiel.

Par exemple, les conférences virtuelles se déroulent en direct, avec un ordre du jour détaillé.

Pour les participants, une plateforme d’événements en ligne offre de la flexibilité et beaucoup d’avantages. Les personnes inscrites peuvent accéder à toutes les informations depuis la page de l’événement en question :

• Le programme,
• Le détail des sessions,
• La programmation des réunions 1:1,
• Etc.

Ces plateformes d’événements en ligne fournissent également des outils digitaux pour améliorer les interactions entre les participants et rendre la communication la plus fluidepossible :

• Du contenu audio et vidéo,
• Des sondages en direct,
• Des outils de chat,
• Des rendez-vous virtuels,
• Des applications mobiles,
• Etc.

De plus, organiser un événement digital présente aussi l’avantage de pouvoir capturer beaucoup plus d’informations sur les participants.

Ces informations, ces données, peuvent ensuite être utilisées pour mesurer et améliorer les performances de l’événement en question. Vous pouvez surveiller le nombre de participants, le nombre de vues pour chaque page, le nombre de questions posées, la quantité de contenu téléchargé, les partages de votre événement sur les réseaux sociaux, etc.

Événements hybrides

Un événement hybride combine la participation en présentiel avec des éléments de participation en ligne.

Par exemple, une conférence qui accueille 20 à 100 personnes et qui diffuse en direct les différentes présentations à un public virtuel. Il s’agit là d’un événement hybride.

Les événements hybrides parviennent à maintenir l’énergie et la présence d’une audience réelle, ce qui permet de conserver un bon niveau d’interaction entre les membres de cette audience et les différents speakers, tout en ayant une audience assez large qui assiste à l’événement depuis Internet.

Comme pour tout événement virtuel, les événements hybrides permettent de capturer énormément de données. Ils offrent beaucoup de flexibilité à leurs participants, mais réduisent aussi le coût d’organisation et ont une meilleure accessibilité.

Le retour sur investissement d’un événement hybride est encore plus important quand des places sont vendues à un prix moins élevé pour ceux qui ne peuvent pas y être présents physiquement. De plus, vous pouvez enregistrer l’entièreté de votre événement pour ensuite le diffuser sous différents formats de contenus sur vos canaux de communication.

Réalité virtuelle et événements 3D

La réalité virtuelle (VR) est un environnement entièrement généré par ordinateur. Les organisateurs qui optent pour cette solution doivent créer un espace dédié pour accueillir un événement en réalité virtuelle.

Les participants portent alors des casques de VR, qui s’associent à un logiciel de planification d’événements. Cela leur permet d’avoir une expérience de l’événement comme s’ils y étaient vraiment. Chaque participant est généralement représenté par un avatar, ce qui lui permet d’interagir avec les autres participants et de se déplacer de manière réaliste dans l’environnement immersif spécialement conçu pour l’évènement.

Une autre solution, bien que moins immersive, est celle des événements en 3D. Ces derniers ne nécessitent pas de casque de VR. De tels événements sont également créés en développant un espace informatisé, la différence étant qu’un événement en 3D se déroule sur écran d’ordinateur.

Les événements en 3D sont donc plus captivants qu’un flux vidéo en direct, mais ils ne vont pas jusqu’à donner aux spectateurs l’impression d’être physiquement dans la pièce, comme avec un casque de VR.

La réalité virtuelle et les événements en 3Daméliorent l’expérience des participants qui sont à distance en leur permettant de naviguer dans un espace et d’interagir de manière plus réaliste avec les autres personnes présentes.

Dans un tel environnement, les participants sont moins tentés par les distractions extérieures et sont donc plus engagés dans l’événement.

Conclusion

Bien que cet article se soit concentré sur les différents types d’événements numériques que votre entreprise peut mettre en place, il ne s’agit que d’une partie de la création d’un événement numérique. Dans notre prochain article, vous apprendrez comment promouvoir votre événement afin d’atteindre votre public cible.

En attendant, n’hésitez pas à contacter OFCORES pour savoir comment organiser un événement virtuel, hybride, en réalité virtuelle, ou autre. Nous vous aiderons à atteindre votre public avec des expériences qui ont un impact, et ce peu importe où se trouvent vos participants.