Avec la pandémie de COVID-19, la création d’événements est devenue très compliquée. Un tiers de la population mondiale s’est retrouvée confinée entre février et mai 2020, les organisateurs d’événements se sont retrouvés dans une situation où ils ne pouvaient pas faire leur travail et le marketing événementiel s’est effondré. Aujourd’hui, même si l’Europe lève progressivement ses mesures de confinement, il est probable que le secteur événementiel ne soit plus jamais le même qu’auparavant.
Les mesures d’hygiène et de distanciation sociale, ainsi que le travail à domicile, font désormais partie de notre quotidien, et ce sera probablement le cas pour un certain temps. Face à cette nouvelle réalité, il semble nécessaire de devoir adopter pleinement les événements digitaux. La question est de savoir comment organiser un tel événement ? Comment le mettre en place ? Comment en faire la promotion ? Comment créer une expérience de networking pour les participants ?
Afin de répondre à ces questions de la manière la plus efficace possible, Sortlist a décidé de collaborer avec OFCORES, une agence belge spécialisée dans la création d’événements et le marketing événementiel. Caroline Hundhausen, spécialiste de la communication chez OFCORES, a écrit une série de 3 articles concernant la numérisation des événements, pour vous donner toutes les bases nécessaires à votre projet.
Bonne lecture !

Table des matières

Introduction

Avec les restrictions de voyage, les mesures sanitaires et la généralisation du travail à domicile, la digitalisation des événements va devenir de plus en plus courante. Ce qu’il faut garder en tête, c’est que chaque événement a des objectifs différents et nous travaillons avec chacun de nos clients pour concevoir des solutions adaptées à leurs besoins. Cet article vous présente des pistes, mais pensez à nous contacter si vous voulez des conseils personnalisés.
Selon nous, voici les avantages des événements numériques par rapport aux événements physiques :

  • Une meilleure accessibilité
  • Une audience plus large
  • De meilleurs taux de rétention
  • Des expériences virtuelles innovantes
  • Un coût d’organisation plus faible que pour les événements physiques

Et voici quelques exemples de comment transformer vos événements en format numérique :

  • Organiser des tables rondes virtuelles
  • Des rencontres virtuelles 1:1
  • Mettre en place des livestreams
  • Remplacer les pauses café par des jeux en ligne
  • Remplacer les expositions par des visites virtuelles
  • Sessions et panels menés dans un format de présentation professionnel de type studio TV

Voyons maintenant les différents types d’événements numériques que vous pouvez mettre en place.

Événements virtuels

Un événement virtuel est un événement dont les participants font l’expérience entièrement en ligne au lieu d’y assister en présentiel.
Par exemple, les conférences virtuelles se déroulent en direct, avec un ordre du jour détaillé.
Pour les participants, une plateforme d’événements en ligne offre de la flexibilité et beaucoup d’avantages. Les personnes inscrites peuvent accéder à toutes les informations depuis la page de l’événement en question : le programme, le détail des sessions, la programmation des réunions 1:1, etc.
Ces plateformes d’événements en ligne fournissent également des outils digitaux pour améliorer les interactions entre les participants et rendre la communication la plus fluide possible : du contenu audio et vidéo, des sondages en direct, des outils de chat, des rendez-vous virtuels, des applications mobiles, etc.
De plus, organiser un événement digital présente aussi l’avantage de pouvoir capturer beaucoup plus d’informations sur les participants. Ces informations, ces données, peuvent ensuite être utilisées pour mesurer et améliorer les performances de l’événement en question. Vous pouvez surveiller le nombre de participants, le nombre de vues pour chaque page, le nombre de questions posées, la quantité de contenu téléchargé, les partages de votre événement sur les réseaux sociaux, etc.

Événements hybrides

Un événement hybride combine la participation en présentiel avec des éléments de participation en ligne.
Par exemple, une conférence qui accueille 20 à 100 personnes et qui diffuse en direct les différentes présentations à un public virtuel. Il s’agit là d’un événement hybride.
Les événements hybrides parviennent à maintenir l’énergie et la présence d’une audience réelle, ce qui permet de conserver un bon niveau d’interaction entre les membres de cette audience et les différents speakers, tout en ayant une audience assez large qui assiste à l’événement depuis Internet.
Comme pour tout événement virtuel, les événements hybrides permettent de capturer énormément de données, ils offrent beaucoup de flexibilité à leurs participants, mais réduisent aussi le coût d’organisation et ont une meilleure accessibilité.
Le retour sur investissement d’un événement hybride est encore plus important quand des places sont vendues à un prix moins élevé pour ceux qui ne peuvent pas y être présents physiquement. De plus, vous pouvez enregistrer l’entièreté de votre événement pour ensuite le diffuser sous différents formats de contenus sur vos canaux de communication.

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WECOMEET
Paris, France
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Be BOLD
Strasbourg, France
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Nantes, France
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Tapioka communication
Paris, France
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Imagine Communication
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Bordeaux, France
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Dupont Lewis
Paris, France
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Digital Effervescence
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Paris, France
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Châtenay-Malabry, France
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Vaka – Agence Webmarketing
Avignon, France
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Paris, France
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Net Stratégie
Auch, France
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Paris, France
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Maisons-Laffitte, France
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Réalité virtuelle et événements 3D

La réalité virtuelle (VR) est un environnement entièrement généré par ordinateur. Les organisateurs qui optent pour cette solution doivent créer un espace dédié pour accueillir un événement en réalité virtuelle. Les participants portent alors des casques de VR, qui s’associent à un logiciel de planification d’événements. Cela leur permet d’avoir une expérience de l’événement comme s’ils y étaient vraiment. Chaque participant est généralement représenté par un avatar, ce qui lui permet d’interagir avec les autres participants et de se déplacer de manière réaliste dans l’environnement immersif spécialement conçu pour l’évènement.
Une autre solution, bien que moins immersive, est celle des événements en 3D. Ces derniers ne nécessitent pas de casque de VR. De tels événements sont également créés en développant un espace informatisé, la différence étant qu’un événement en 3D se déroule sur écran d’ordinateur. Les événements en 3D sont donc plus captivants qu’un flux vidéo en direct, mais ils ne vont pas jusqu’à donner aux spectateurs l’impression d’être physiquement dans la pièce, comme avec un casque de VR.
La réalité virtuelle et les événements en 3D améliorent l’expérience des participants qui sont à distance en leur permettant de naviguer dans un espace et d’interagir de manière plus réaliste avec les autres personnes présentes. Dans un tel environnement, les participants sont moins tentés par les distractions extérieures et sont donc plus engagés dans l’événement.

Conclusion

Bien que cet article se soit concentré sur les différents types d’événements numériques que votre entreprise peut mettre en place, il ne s’agit que d’une partie de la création d’un événement numérique. Dans notre prochain article, vous apprendrez comment promouvoir votre événement afin d’atteindre votre public cible.
En attendant, n’hésitez pas à contacter OFCORES pour savoir comment organiser un événement virtuel, hybride, en réalité virtuelle, ou autre. Nous vous aiderons à atteindre votre public avec des expériences qui ont un impact, et ce peu importe où se trouvent vos participants.