Avec la pandémie de COVID-19, la création d’événements est devenue très compliquée. Un tiers de la population mondiale s’est retrouvée confinée entre février et mai 2020, les organisateurs d’événements se sont retrouvés dans une situation où ils ne pouvaient pas faire leur travail et le marketing événementiel s’est effondré. Aujourd’hui, même si l’Europe lève progressivement ses mesures de confinement, il est probable que le secteur événementiel ne soit plus jamais le même qu’auparavant.
Les mesures d’hygiène et de distanciation sociale, ainsi que le travail à domicile, font désormais partie de notre quotidien, et ce sera probablement le cas pour un certain temps. Face à cette nouvelle réalité, il semble nécessaire de devoir adopter pleinement les événements digitaux. La question est de savoir comment organiser un tel événement ? Comment le mettre en place ? Comment en faire la promotion ? Comment créer une expérience de networking pour les participants ?
Afin de répondre à ces questions de la manière la plus efficace possible, Sortlist a décidé de collaborer avec OFCORES, une agence belge spécialisée dans la création d’événements et le marketing événementiel. Caroline Hundhausen, spécialiste de la communication chez OFCORES, a écrit une série de 3 articles concernant la numérisation des événements, pour vous donner toutes les bases nécessaires à votre projet.
Bonne lecture !

Table des matières

Introduction

Vous avez mis en place un événement virtuel ou hybride, vous avez identifié votre audience cible et déterminé la valeur ajoutée de votre événement pour votre public et votre entreprise. Il faut maintenant savoir comment promouvoir cet événement digital et atteindre votre objectif en termes de nombre de participants.
La bonne nouvelle, c’est que les techniques et les compétences utilisées pour promouvoir un événement physique peuvent aussi être utilisées pour promouvoir un événement digital. Qu’il soit physique ou digital, un événement a besoin d’une identité visuelle, d’un site Internet dédié, d’une landing page, d’un hashtag, de speakers, et d’un programme détaillé. Il est également nécessaire d’utiliser plusieurs canaux de communication : email, site web, réseaux sociaux, publicité, etc.
Cependant, il existe certaines nuances qu’il faut prendre en compte. Dans les lignes qui suivent, nous allons explorer 5 techniques qui vous permettront d’augmenter les chances de succès de votre événement digital.

justsee
JustSee
Saint-Germain-Laxis, France
4.95 - 9 recommandations
BrandingEvenementielDesign Graphique
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ZE-COM
Fleury-les-aubrays, France
5 - 9 recommandations
BrandingEvenementielLogiciels Création de Site WebDesign Graphique
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Humanfish
Paris , France
5 - 3 recommandations
Réseaux SociauxBrandingEvenementielMédia & PublicitéRelations PubliquesStratégie Digitale
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capture-decran-2020-10-09-a-10-15-09
Azilis
Paris, France
4.5 - 10 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielMédia & PublicitéStratégie DigitaleDesign Graphique
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Mayanne Evenementiel
Nanterre, France
5/5 - 0 recommandation
Content MarketingEvenementielRelations Publiques
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BLUE LIONS CIV
Paris, France
5/5 - 0 recommandation
Content MarketingEvenementielRelations PubliquesStratégie DigitaleLogiciels Création de Site Web
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meet
WECOMEET
Paris, France
5/5 - 9 recommandations
Content MarketingBrandingWeb DesignLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueMarketing
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Novembre – Creative Business Partner
Strasbourg, France
5/5 - 11 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueE-commerce Software
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Be BOLD
Strasbourg, France
5/5 - 6 recommandations
Content MarketingMobile & App DesignEvenementielStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebE-commerce SoftwareMarketing
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dahive
Dahive
Nantes, France
5/5 - 4 recommandations
Stratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueE-commerce SoftwareMarketing
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LA PETITE PRODUCTION
Paris, France
5/5 - 13 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielStratégie Digitale
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Agence Sirocco
Lyon, France
5/5 - 10 recommandations
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mme
Agence Madame KOTOBA
Izon, France
5/5 - 7 recommandations
EvenementielRelations Publiques
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Likeweb AGENCY
Paris, France
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Content MarketingBrandingEvenementielRelations PubliquesStratégie DigitaleProduct DesignE-commerce Software
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ballou
Ballou
Paris, France
5/5 - 4 recommandations
Content MarketingEvenementielRelations PubliquesStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign Graphique
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tapioka
Tapioka communication
Paris, France
5/5 - 6 recommandations
Content MarketingEvenementielRelations PubliquesStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueE-commerce SoftwareMarketing
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pari
Imagine Communication
Paris, France
5/5 - 9 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielStratégie DigitaleDéveloppement webWeb DesignLogiciels Création de Site WebProduct DesignDesign GraphiqueE-commerce SoftwareMarketing
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soci
Made in Social
Bordeaux, France
5/5 - 1 recommandation
Stratégie DigitaleMarketing
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site-2
SITEVENTS
Les Arcs, France
5/5 - 0 recommandation
EvenementielRelations Publiques
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fly
Flying Saucer Studio
Paris, France
5/5 - 11 recommandations
Content MarketingBrandingEmailingStratégie DigitaleDéveloppement webLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueMarketing
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ALLIANCE CUBE
Nice, France
5/5 - 15 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielRelations PubliquesStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign Graphique
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minut
MINUT’PROD
Paris, France
5/5 - 6 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielStratégie Digitale
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tour
Sevcom
Paris, France
5/5 - 6 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielDesign Graphique
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pix
Toutenpixel
Lille, France
5/5 - 3 recommandations
Logiciels Création de Site WebDesign GraphiqueE-commerce SoftwareMarketing
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AGENCE LA FUSEE
Paris, France
5/5 - 4 recommandations
Mobile & App DesignBrandingEvenementielStratégie DigitaleDesign GraphiqueMarketing
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pro-2
cleever
Paris, France
5/5 - 9 recommandations
Content MarketingMobile & App DesignBrandingEvenementielRelations PubliquesMarketing AutomationStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebE-commerce SoftwareMarketing
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owenza
OWENZA
Bordeaux, France
5/5 - 5 recommandations
EvenementielRelations Publiques
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Workfeed
Paris, France
5/5 - 12 recommandations
EvenementielStratégie Digitale
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digiita
DIGITAL TALENTS
Paris, France
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EvenementielMarketing
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dupont
Dupont Lewis
Paris, France
5/5 - 13 recommandations
Content MarketingBrandingRelations PubliquesDesign GraphiqueMarketing
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elan
ÉLAN CRÉATIF
Échirolles, France
5/5 - 6 recommandations
Content MarketingEvenementielStratégie DigitaleDéveloppement webLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueE-commerce Software
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cirus
Curius
Paris, France
5/5 - 9 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign Graphique
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trait
Trait_d’union
Lyon , France
5/5 - 4 recommandations
EvenementielStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueE-commerce Software
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blanc
Digital Effervescence
Chambéry, France
5/5 - 1 recommandation
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Wink Stratégies
Paris, France
5/5 - 2 recommandations
Content MarketingBrandingRelations PubliquesStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueMarketing
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bigger
Biggerband
Paris, France
5/5 - 3 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielEmailingWeb DesignLogiciels Création de Site WebDesign Graphique
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Les Zinc
Paris, France
5/5 - 6 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign Graphique
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USTS Innovative Agency
Paris, France
5/5 - 7 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielRelations PubliquesDéveloppement webMarketing
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Les Têtes de Pub
Paris, France
5/5 - 11 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielRelations PubliquesStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign Graphique
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Goodangel media
Paris, France
5/5 - 3 recommandations
BrandingEvenementielRelations PubliquesDesign Graphique
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AFL Events
Boulogne-Billancourt, France
5/5 - 2 recommandations
BrandingEvenementielRelations Publiques
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apl
Clemenvilla
Paris, France
5/5 - 3 recommandations
Content MarketingEvenementielRelations PubliquesStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign Graphique
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Weevup
Puteaux, France
5/5 - 8 recommandations
BrandingEvenementielLogiciels Création de Site WebDesign Graphique
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MaComAgency
Châtenay-Malabry, France
5/5 - 10 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielRelations PubliquesStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueMarketing
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yucatan
Paris, France
5/5 - 7 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielRelations Publiques
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nov2
Non Nova Sed Nove – NNSN
Paris, France
5/5 - 4 recommandations
Content MarketingEvenementielRelations PubliquesLogiciels Création de Site WebDesign Graphique
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Dynamic Creative
Aix-en-Provence, France
5/5 - 4 recommandations
BrandingEvenementielStratégie DigitaleDéveloppement webWeb DesignLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueE-commerce Software
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WebexpR
Paris, France
5/5 - 7 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielStratégie DigitaleDesign Graphique
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Vaka – Agence Webmarketing
Avignon, France
5/5 - 7 recommandations
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MG MOBILE
Paris, France
5/5 - 2 recommandations
Mobile & App DesignEmailingLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueMarketing
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little less conversation
Paris, France
5/5 - 4 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueE-commerce Software
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ass
L’ASSOCIÉ
Paris, France
5/5 - 1 recommandation
Content MarketingBrandingEvenementielLogiciels Création de Site WebDesign Graphique
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net
Net Stratégie
Auch, France
5/5 - 4 recommandations
Content MarketingStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebMarketing
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Sophie Candau Communication
Paris, France
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Content MarketingRelations PubliquesMarketing AutomationStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueMarketing
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NOSYWEB DIGITAL
Paris, France
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Content MarketingMobile & App DesignEvenementielStratégie DigitaleWeb DesignE-commerce SoftwareMarketing
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Agence WEA
Mérignac, France
5/5 - 10 recommandations
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Gentle Mania
Paris, France
5/5 - 9 recommandations
EvenementielDesign Graphique
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Fibre-Digitale
Maisons-Laffitte, France
5/5 - 10 recommandations
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coy
Coyote
Rixensart, Belgium
5/5 - 14 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielLogiciels Création de Site WebDesign Graphique
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Sweet Globe
Rixensart, Belgium
5/5 - 11 recommandations
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Greenpepper Agency
Saint-Gilles, Belgium
5/5 - 4 recommandations
BrandingEvenementielStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign Graphique
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alp
Alpaga
Mons, Belgium
5/5 - 1 recommandation
BrandingStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueMarketing
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HUGGGY
Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgium
5/5 - 4 recommandations
BrandingDéveloppement webLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueMarketing
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ratio1
The Crew Communication
Ixelles, Belgium
5/5 - 13 recommandations
Content MarketingStratégie DigitaleLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueE-commerce SoftwareMarketing
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cartoon
cartoonbase
Ixelles, Belgium
5/5 - 5 recommandations
Content MarketingEvenementielRelations PubliquesStratégie Digitale
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Capital Panache
Brussels, Belgium
5/5 - 9 recommandations
BrandingLogiciels Création de Site WebDesign GraphiqueMarketing
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BACKSTAGE COMMUNICATION
Chaumont-Gistoux, Belgium
5/5 - 3 recommandations
Content MarketingBrandingEvenementielRelations Publiques
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sun
Sunset Events
Brussels, Belgium
5/5 - 1 recommandation
EvenementielMarketing
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mor1
Blue Morpho Digital
Brussels, Belgium
5/5 - 0 recommandation
Logiciels Création de Site WebE-commerce SoftwareMarketing
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lab1
WowLab
Etterbeek, Belgium
5/5 - 12 recommandations
BrandingStratégie DigitaleMarketing
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360
Cutesocial digital agency
Liège, Belgium
5/5 - 5 recommandations
EmailingStratégie DigitaleMarketing
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Créer la marque de votre événement

La première chose à laquelle les participants susceptibles d’assister à votre événement seront confrontés sera l’identité visuelle de ce dernier. La marque constituera les fondations de votre événement digital. Ce genre d’événements ne peut pas se reposer sur un lieu ou sur un catering pour créer une atmosphère. En revanche, il est possible de faire preuve d’une réelle imagination et de créer des univers qu’il serait impossible de mettre en place avec des contraintes physiques ou budgétaires.
Précisément parce que la marque de votre événement a un rôle si important, vous devriez prendre le temps de bien définir son aspect visuel ainsi que son tone of voice. Pensez aux couleurs, aux typographies, et aux thèmes qui font sens par rapport à votre industrie, votre audience cible, et votre objectif.
Ces efforts que vous allez accorder au branding de votre événement seront perceptibles à travers les messages diffusés sur votre site Internet, vos réseaux sociaux, vos emails, etc.
charte graphique

Communiquer sur le format de l’événement

La façon dont vous communiquez sur votre événement aura un impact direct sur vos participants et leur décision d’y assister ou non. Et c’est encore plus vrai pour un évènement dématérialisé, compte tenu de toutes les distractions présentes sur le web, qui se battent pour obtenir l’attention de votre public. 
Le fait d’avoir une communication attractive, et surtout très claire sur le format que votre événement adoptera, augmentera vos chances d’avoir une audience importante le jour J.
Cette communication devrait prendre place sur votre site web, ainsi que dans vos emails et vos différents posts sur les réseaux sociaux. Faites en sorte que ce soit simple et attrayant, afin que les participants potentiels aient confiance en ce à quoi ils s’inscrivent et en la façon dont ils pourront participer. Il peut être difficile de convaincre quelqu’un de s’inscrire s’il ne sait pas à quoi s’attendre.
Pour encourager votre audience à s’inscrire, pensez à donner un avant-goût de l’expérience que votre événement pourra fournir. Cela peut se faire avec des vidéos ou des photos par exemple.

Utiliser le format video

La video est le format marketing le plus efficace qui est à votre disposition. Non seulement la vidéo vous permet de transmettre rapidement un grand nombre d’informations de façon attractive, mais en plus, rare sont ceux qui n’aiment pas regarder du contenu en vidéo.
Les possibilités sont illimitées. Comme mentionné ci-dessus, réaliser une courte vidéo de preview qui montre rapidement votre événement peut motiver et pousser votre audience à s’inscrire et à suivre les prochaines informations que vous diffuserez. De plus, voici quelques idées que vous pouvez utiliser pour maintenir l’engouement autour de votre événement :

  • Réaliser des interviews avec vos speakers 
  • Présenter le programme et les éléments les plus importants
  • Présenter les fonctions principales de votre événement digital
  • Mettre en place des promotions (places à prix réduit, tickets early bird, tarifs de groupes, etc.)
  • Partager l’histoire de votre événement et enrober son objectif dans du storytelling
  • Appuyer sur les avantages de participer à votre événement

Nous vous recommandons de publier des vidéos de manière régulière, avec un certain rythme, afin de maintenir l’engouement que votre événement parviendra à générer.

tournage video

Inclure vos speakers et partenaires dans la promotion

Demandez à vos speakers, sponsors et partenaires de promouvoir votre événement. Au plus nombreux sont ceux qui parlent de ce dernier, au plus celui-ci aura de la visibilité. De plus, il est probable que vos parties prenantes qui participent à votre événement auront naturellement envie d’en parler et de montrer qu’elles auront un rôle à jouer. En général, leur demander cette faveur n’est pas très compliqué.
Cependant, faites en sorte qu’il soit facile de promouvoir votre événement. Pour cela, vous pouvez fournir l’ensemble des informations, des supports, et des messages qu’il est nécessaire de diffuser pour parler de votre événement de la bonne manière. Cela vous permettra de faciliter la tâche à vos speakers, vos sponsors et vos partenaires, en plus d’avoir une certaine consistence dans les messages qui seront diffusés autour de votre événement.
Par exemple, vous pouvez préparer des infographies, des vidéos, et des photos qu’ils auront juste à diffuser sur leurs réseaux sociaux. Vous pouvez également fournir le texte qui va avec, en précisant leur rôle lors de l’événement, ainsi que la date de celui-ci et les étapes à suivre pour pouvoir s’y inscrire.
De plus, vous pouvez également fournir un kit de promotion à tous les participants qui s’inscrivent, de façon à ce qu’ils puissent facilement en parler autour d’eux. Donnez leur accès à des posts tout préparés et encouragez les à passer le mot sur les réseaux sociaux.
Voici quelques exemples auxquels nous avons pensé : 

  • Une fois l’inscription complétée, faites en sorte d’afficher une page de remerciements qui contient plusieurs boutons de partage, pour que vos participants puissent montrer qu’ils se sont inscrits à votre événement.
  • Envoyez un email de confirmation à chaque participant inscrit, avec un call-to-action demandant de partager votre événement avec leurs collègues, leurs amis, et leur réseau. Vous pouvez même fournir le texte et les images à utiliser. 
  • Faites la promotion de votre hashtag et encouragez vos participants à l’utiliser dès qu’ils parlent de votre événement. 
  • Offrez des réductions ou d’autres avantages pour ceux qui parviennent à convaincre une certaine quantité de personnes de s’inscrire à leur tour.

Le bouche-à-oreilles est un formidable outil marketing. Il est considéré comme plus convaincant et plus authentique que la publicité, en plus d’être beaucoup moins cher que toute autre forme de marketing. 
enregistrement podcast

L’importance de la consistence

Vos stratégies de promotion devraient continuer jusqu’au début de votre événement et même pendant celui-ci. C’est particulièrement important afin de maintenir un bon taux d’engagement et faire en sorte que vos inscrits soient effectivement présents le jour J.
Vous pouvez par exemple :

  • Organiser un « giveaway » à la fin de votre événement
  • Utiliser des « countdown » jusqu’à ce que votre événement commence
  • Utiliser des vidéos
  • Partager du contenu régulièrement sur vos différents réseaux sociaux, en utilisant le hashtag dédié

Conclusion

Cet article s’est concentré sur les différentes stratégies marketing que votre entreprise peut utiliser pour promouvoir ses événements digitaux. Dans notre prochain article sur le sujet, nous partagerons comment créer une expérience de networking à distance, pour aider vos participants à développer de nouvelles relations professionnelles malgré l’absence d’événement physique.
En attendant, n’hésitez pas à contacter OFCORES pour savoir comment organiser un événement virtuel, hybride, en réalité virtuelle, ou autre. Nous vous aiderons à atteindre votre public avec des expériences qui ont un impact, et ce peu importe où se trouvent vos participants.