Evénementiel
Makeme vous apporte un conseil opérationnel pour l’élaboration de vos événements ponctuels ou récurrents, quelle qu’en soit la dimension : réception, séminaire, salon, foire, festival, événement international : Nous travaillons avec vous sur le choix du lieu et de la date. Ensemble nous réfléchissons à la forme de votre événement : stand, ateliers, expériences, conférences, concerts, animations, commercialisation Nous développons pour vous la commercialisation de votre événement : billetterie, sponsoring, location d’espace, subvention… Nous élaborons la communication pour garantir le succès de votre événement : numérique, presse & médias, affichage… Dans le cadre de nos missions, nous réalisons les recommandations portant sur l’ensemble des éléments constitutifs d’un événement (pilotage, coordination technique, gestion logistique des prestataires avant, pendant et après l’événement, les aspects liés à la sécurité et l’administratif, scénographie, accueil des participants, animation, etc.). Nous rédigeons les notes de cadrage dans lesquelles apparaissent les préconisations opérationnelles du projet concerné, un rétro planning, un tableau de bord (équipes, actions, dates) et un budget prévisionnel. Coordination de l’événement : Suivi des démarches administratives Nous prenons en charge la coordination générale en amont de votre événement. Dans ce cadre nous élaborons et suivons l’ensemble des démarches et demandes administratives liées à l’organisation de votre événement : Dépôt des dossiers de demande d’autorisation. Participation aux commissions de sécurité. Élaboration des plans de prévention. Exécution des démarches de mise en conformité des installations. Nous prenons en charge la souscription des assurances nécessaires au déroulement de votre événement. Nous rédigeons et déposons les dossiers de préfecture et les déclarations SACEM Organisation du protocole Dans le cadre de cette prestation, nous gérons le protocole de l’événement en tenant compte des contraintes relevées lors de la recommandation événementielle: Nous participons les réunions protocolaires et nous rédigeons les comptes-rendus. Nous mettons en oeuvre les moyens de filtrage et de sécurité nécessaires au bon déroulement de l’événement. Nous mettons en oeuvre les éléments protocolaires liés à l’accueil des personnalités (réservation de rangées dans la salle, parcours dédié aux personnalités, salle de repos dédiée aux personnalités, restauration/café/pause dédiée aux personnalités). Coordination des prestataires Dans le cadre de cette prestation, nous coordonnons l’ensemble des prestataires participant à la réalisation de l’événement : Nous contactons les prestataires. Nous organisons les repérages des lieux avec les prestataires. Nous coordonnons la répartition des missions des prestataires, Nous synchronisons les interventions des prestataires en rédigeant des briefs, en élaborant un planning d’intervention (livraison, montage, démontage). Suivi logistique et technique Dans le cadre de cette prestation, nous prenons en charge le suivi logistique et technique en amont de l’événement : Nous réalisons le conducteur technique de l’événement ; Nous élaborons le listing logistique, technique et matériel détaillé pour la configuration des espaces et les plans d’implantation et de placement. Coordination technique et logistique pendant et après l’événement Nous prenons en charge la coordination technique et logistique pendant toute la durée de l’événement (livraison, montage, exploitation et démontage) : Nous mettons en place sur le site de l’événement un bureau de production équipé selon les besoins (imprimante/trieuse/photocopieuse…). Nous gérons la configuration des espaces intérieurs et extérieurs Nous suivons la livraison et le montage des installations techniques (son, lumière, multimédia) et scénographiques, des constructions spécifiques, de la signalétique et du mobilier. Nous prenons en charge la vérification des installations et leur conformité. Nous assurons le filage et le brief des équipes pendant toute la durée de la mise en place de l’événement. Nous assurons le nettoyage du lieu de l’événement après le montage des installations et avant l’événement. Coordination et suivi durant l’événement Dans le cadre de cette prestation, nous gérons, coordonnons et assurons le suivi opérationnel des techniciens, des matériels et des services pendant l’événement : Nous gérons l’accueil des intervenants et éventuellement la prise en charge du transport des intervenants. Nous vérifions que chaque prestataire et chaque technicien réalise sa mission telle qu’attendue au bon déroulement de l’organisation de l’événement.
