Comment faire un cahier des charges ?
Dernière date de mise à jour le : 8 mars 2024 à 10:03 am
-Avant le commencement d’un projet, que ce soit la réalisation d’un site internet, d’une campagne de publicité, la création d’un nouveau produit ou encore d’une application mobile, il est indispensable de rédiger un cahier des charges. Aussi écrit CDC, le cahier des charges sert à encadrer le projet et bien définir les besoins et les attentes.
Cet outil de pilotage est primordial pour la compréhension du projet par toutes les parties prenantes autant par les acteurs internes qu’externes.
Tout le monde au cours de sa vie professionnelle, quel que soit son métier, aura à travailler sur un cahier des charges, que ce soit pour vos projets ou afin de répondre aux exigences de votre client.
Un cahier des charges est un guide pour vos prestataires, il fixe les règles. Attention, en revanche, le cahier des charges n’est pas un contrat. Il faudra en rédiger un afin d’encadrer juridiquement les conditions de réalisations, de rendu et de paiement.
A la fin de cet article, vous aurez toutes les cartes en main afin de rédiger un cahier des charges.
Définition d’un cahier des charges
Le cahier des charges (CDC) est un document qui synthétise et formalise un besoin, afin que ce dernier soit compris par l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet.
Le cahier des charges prend en compte les éléments techniques mais aussi fonctionnels auxquels la solution devra répondre. Nous verrons à travers cet article, comment réaliser un cahier des charges fonctionnel.
Il est possible de différencier la partie technique de la partie fonctionnelle.
Ce document synthétique va faire gagner du temps aux différents acteurs, prestataires, quant à la compréhension.
Comment faire un cahier des charges fonctionnel ?
Vous l’aurez compris, la rédaction d’un cahier des charges est le point de départ de tout projet.
Le cahier des charges fonctionnel va se concentrer sur les besoins fonctionnels et sur la manière dont la solution, c’est-à-dire le projet final y répond.
Il permettra entre autres, de vérifier que les besoins identifiés sont en accord avec ceux des utilisateurs finaux.
Contexte et présentation du projet
Dans cette première partie, il est toujours intéressant de présenter en quelques lignes votre entreprise, son positionnement sur le marché, ses valeurs, ses missions et votre projet. Si votre cahier des charges est destiné à des acteurs extérieurs, cela leur permettra de mieux comprendre qui vous êtes, ce que fait votre entreprise.
Vous devrez aussi expliquer votre démarche, le contexte, le fondement du projet, le POURQUOI ? Il ne faut pas hésiter à donner un maximum de détails afin que le ou les intervenants comprennent bien le projet et puissent si besoin vous conseiller sur certains points. Quel est l’objectif de votre projet ?
Ensuite, présentez votre cible, vos clients et les utilisateurs finaux de ce que vous souhaitez créer. Si vous n’en avez pas encore, il est important de créer vos persona marketing.
Il est aussi conseillé de parler de votre stratégie marketing, afin que soit intégré au projet, à la réalisation des éléments de cette stratégie. De plus, vos prestataires pourront mieux vous conseiller et vous orienter afin d’être en parfaite adéquation avec votre stratégie marketing et/ou webmarketing.
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A la fin de cette première partie du cahier des charges, il apparaît nécessaire d’indiquer le nom et le contact de chaque prestataire, chaque acteur du projet, afin de faciliter les échanges et la communication. La mise en place de cet « annuaire » du projet vous fera gagner du temps ainsi qu’à tout vos collaborateurs et partenaires.
Analyse des besoins et contraintes
La rédaction d’un cahier des charges doit permettre à tous les acteurs y compris à vous-même, de bien comprendre et cerner les besoins de l’utilisateur, du client, y compris les contraintes techniques qui en découlent.
Le contenu de cette partie est la clés de voute de votre projet. Elle va se découper en trois parties.
Vos objectifs
Il est important de bien identifier et retranscrire votre ou vos objectifs à travers ce projet dans le cahier des charges. Le fait de bien détailler vos objectifs afin de les faire comprendre aux intervenants aura une incidence sur la façon dont sera réalisé votre projet.
Exemples d’objectifs :
- Augmenter le taux de conversion ou transformation de votre site web
- Augmenter la notoriété de votre entreprise
- Pénétrer un nouveau marché
- Fidéliser la clientèle existante
- Améliorer la qualité de vie au travail de vos collaborateurs
- Faciliter la facturation et/ou la gestion des paies de votre entreprise
- Augmenter le panier moyen des clients
- Améliorer votre service après-vente
- Communiquer sur l’utilisation d’un nouveau produit
- Etc…
Cette liste d’objectifs est non exhaustive, il est important de retenir que pour chaque projet, que ce soit une campagne de communication, la création d’un site web, ou même la construction d’un entrepôt, il est important de définir clairement les objectifs attendus. Cela permet d’éclaircir et de préciser certains aspects d’un projet ou d’un produit.
Vos besoins et ceux de l’utilisateur final
Le deuxième point important dans le cahier des charges est la définition et la rédaction des besoins de votre société à travers ce projet, mais aussi ceux de l’utilisateur final de votre solution, de votre création.
Il est possible que vous ayez certains besoins, certaines attentes quant à l’implication des intervenants dans la réalisation du projet. Il est donc important de le préciser afin d’en informer vos collaborateurs.
Exemples de besoins :
- Rapports annuels, mensuels ou hebdomadaires
- Validation de chaque étape avant de passer à la suivante
- Formation à l’utilisation de la solution finale (site web, application mobile, etc.)
- Etc…
Les besoins du consommateur, de l’utilisateur final, sont les plus sensibles et donc ce sont ceux auxquels il faut faire le plus attention, être le plus rigoureux. Ils permettent de contrôler si le projet est bien en adéquation avec les besoins. Cela aide à la définition des actions à mener en détaillant comment réaliser chaque besoin.
Les étapes par lesquelles passera votre client pour réaliser son objectif sera ce que vous devez créer, ou du moins vous assurer que les étapes sont déjà en place pour que le client arrive à ses fins.
Les contraintes
Ce sont généralement des contraintes techniques comme par exemple, pour la mise en place d’un site internet, il faut respecter la charte graphique.
On peut aussi indiquer des contraintes fonctionnelles comme par exemple, la traduction en anglais de l’ERP (Entreprise Ressource Planning) mis en place afin de permettre à vos collaborateurs étrangers de l’utiliser et d’uniformiser le mode de gestion dans vos différents sites.
Délais et budget alloué au projet
Il faut maintenant indiquer les contraintes temporelles, c’est-à-dire la durée de réalisation. Cela permettra au prestataire d’évaluer la charge de travail qu’il aura et quelles ressources (financières et humaines) devra-t-il mobiliser.
Vous l’aurez donc compris, cette dernière partie du cahier des charges est non négligeable. Le délai et le budget sont des spécifications interdépendantes. Votre ratio délai – budget est susceptible de changer en fonction des conseils que vous donnera votre prestataire.
En effet, certains éléments, certaines fonctions ou fonctionnalités sont susceptibles de changer, entrainant un délai et un coût différents. Même s’il est possible que le délai soit raccourci, dans la plupart des cas, ce dernier se trouve rallongé.
Il est donc encore une fois très important d’indiquer dans le cahier des charges le budget alloué, ainsi que le délai souhaité. Ces deux spécifications étant inscrites de manière indicative, vous devrez prendre en compte une probable évolution de ces derniers.
Le cahier des charges, c’est une étape importante qui est trop souvent négligé mais qui est indispensable afin de mener à bien sereinement un projet ! Pas besoin d’écrire un roman ou d’écrire quelque chose de trop technique, c’est pour cela que vous faites appel à une agence après tout !
Il suffit juste de structurer sa réflexion, définir ses priorités et ses contraintes pour éviter :
- des incompréhensions/frustrations dans les échanges avec les prestataires
- une vision erronée du produit final
- et surtout une perte de temps
Checklist avec les données importantes
Dans cette partie, vous trouverez un petit récapitulatif des étapes dans la rédaction d’un cahier des charges.
Explication du concept ou de la société
Présentez votre entreprise, la signification de son nom, ses valeurs. Les valeurs de la société sont extrêmement importantes dans le cahier des charges, car ces dernières sont le fondement et la raison d’être de votre société.
Une bonne compréhension et identification de vos valeurs par le prestataire lui permettront de trouver les émotions et la réalisation qui touchera votre cible de la meilleure manière possible. Ce sera donc bénéfique pour votre entreprise.
Trouvez des valeurs fortes ! Mais trouvez des valeurs cohérentes avec la réalité de votre entreprise, de votre produit ou service, de la relation que vous entretenez avec vos clients.
Clients cibles pour le projet
On distingue deux cas :
Consommateurs (B to C) :
Vous devez indiquer, afin que vos intervenants puissent mieux vous conseiller, votre client type, vos clients ou utilisateurs finaux, cibles. Pour cela, vous pouvez utiliser vos documents internes comme les Personas Marketing si vous en avez.
Entreprises (B to B) :
Si vos produits ou services s’adressent à des entreprises, la démarche est un peu différente. Il faudra prendre en compte d’autres critères dans votre cahier des charges :
- Présentation précise et détaillée de l’entreprise ciblée, ainsi que de son activité, produits ou services.
- Profile type de ses clients et analyse de leurs comportements de consommation, d’achat.
- Identification de ses concurrents.
En revanche, vous devrez aussi identifier vos propres concurrents principaux, peu importe que vous soyez en B to B ou B to C. Pour cela vous devrez analyser par exemple:
- Leur positionnement commercial
- Leur stratégie et critères de différenciation
- Leurs forces et faiblesses (Analyse SWOT)
Objectifs à moyen – long terme
Précisez quels sont vos objectifs par rapport à la solution, la production souhaitée dans le cahier des charges, à moyen et/ou long terme, tout ça dans le but de bénéficier de l’expertise de vos prestataires, de vos collaborateurs. Vous bénéficierez de conseils plus justes et plus adaptés à la réalisation de vos objectifs. Bien évidemment, il peut être judicieux de signer une clause de confidentialité avec vos prestataires et collaborateurs.
Ces objectifs doivent être définis de manière précise, chiffré et délimité dans le temps.
Attention à ne pas trop s’étaler sur le sujet, vos prestataires ne doivent savoir que ce qui est important pour eux. Par exemple, il n’est pas forcément intéressant d’écrire que vous souhaitez racheter votre concurrent X dans le cahier des charges de votre plan de communication externe.
Délais et date de livraison
N’oubliez pas d’indiquer dans votre cahier des charges la date de livraison souhaitée en fonction de vos objectifs. Vous pouvez d’ores et déjà insérer un rétroplanning prévisionnel à titre indicatif.
Quel format pour un cahier des charges ?
Concernant le format de votre cahier des charges, vous êtes libres de choisir celui qui vous convient le mieux. Soyez créatif, cela reflétera vos valeurs auprès des intervenants et collaborateurs externes !
Nous arrivons à la fin de cet article, vous avez maintenant toutes les informations nécessaires à la bonne rédaction d’un cahier des charges.
