Éviter les malentendus : 6 conseils pour communiquer avec un prestataire de services
Dernière date de mise à jour le : 8 mars 2024 à 10:00 am
5,00/5L’une des clés les plus importantes d’un partenariat réussi entre une entreprise et un prestataire de services est la capacité à communiquer efficacement.
Qu’il s’agisse de fournir des informations pertinentes, d’adopter une approche collaborative, d’utiliser des fiches d’évaluation collaboratives ou de donner un retour d’information constructif, ces pratiques favorisent la transparence, la compréhension mutuelle et le respect.
En suivant ces 6 conseils, les entreprises comme la vôtre peuvent créer un environnement de travail propice et établir une relation de travail solide avec leurs prestataires de services.
Voyons ces stratégies de communication qui garantiront le succès de votre collaboration.
Fournir des informations pertinentes
Lorsque l’on collabore ou confie l’ensemble d’un projet à un prestataire de services, il peut paraître difficile d’évaluer toutes les informations à transmettre. Quel type d’information est nécessaire et qu’est-ce qui est excessif ?
Selon le type de projet dont le prestataire de services sera chargé et ses attentes, vous devrez peut-être lui apporter des informations supplémentaires.
C’est là que vous pouvez suivre l’approche C.At.A.D.
- C – Contexte
- At – Attentes
- A – Accés
- D – Données
Contexte
Personne ne connaît votre entreprise aussi bien que vous. Cependant, le prestataire de services doit se mettre à votre place et comprendre « qui vous êtes » afin de mener à bien un projet.
Donnez-lui un bref résumé de votre entreprise en 150 mots qui lui permettra de mieux comprendre où elle a commencé, où elle en est aujourd’hui et où elle veut aller à l’avenir.
Attentes
Il s’agit sans doute de l’élément d’information le plus important à communiquer à votre prestataire de services. Nous insistons tellement sur ce point que nous avons créé une section entière à cet effet.
Accès
L’accès est un élément d’information facilement oublié et pourtant crucial à partager avec le fournisseur de services. Identifiez les réseaux ou plateformes spécifiques auxquels ce dernier aura besoin d’accéder pour le projet.
Pour garantir la confidentialité, fournissez au prestataire de services ses propres codes d’accès à ces réseaux. Dans la mesure du possible, envisagez de lui donner un accès restreint aux seules informations ou zones sur lesquelles il doit travailler.
Des plateformes telles que Dashlane constituent un excellent moyen de fournir un accès restreint à une organisation externe. Cette plateforme de gestion des mots de passe permet aux entreprises et aux particuliers de partager des mots de passe avec des tiers sans que ceux-ci ne les voient. L’administrateur du compte Dashlane de votre entreprise peut simplement envoyer les mots de passe à une adresse électronique fournie par le prestataire de services. En parallèle, vous pouvez toujours contrôler les sites auxquels ils peuvent accéder.
Cet outil peut également s’avérer utile dans les moments d’urgence. Supposons que vous ne soyez pas au bureau et que quelqu’un pirate votre compte de réseau social. Vous ne savez pas comment gérer la situation, mais votre prestataire le sait. Avec Dashlane, vous pouvez lui accorder un accès temporaire à votre compte compromis sans révéler le mot de passe réel. Cela va lui permettre non seulement de prendre des mesures rapides pour sécuriser votre compte, mais aussi de s’assurer qu’il peut résoudre le problème sans avoir une visibilité complète de vos informations d’identification sensibles.
Données
En plus de l’accès, il faut tenir compte des données requises pour le projet. Communiquez le type de données utiles, leur format et toute source de données spécifique que le prestataire doit connaître.
Veillez à ne fournir que les données nécessaires, c’est-à-dire les chiffres et les informations pertinents pour le projet en question.
Définir clairement vos attentes
À ce stade, il est primordial de définir clairement vos attentes afin que le prestataire de services comprenne dès le départ les résultats souhaités et puisse s’efforcer de les atteindre.
Dans le cadre de vos attentes, vous devrez développer certains points clés :
- Aperçu du projet
- Budget
- Calendrier
- Public cible
- Objectifs
- KPI
- Impact commercial.
Il se peut que vous deviez présenter ces points différemment selon le type de projet que vous entreprenez avec votre prestataire de services. Pour vous aider, nous avons créé une feuille que vous pouvez utiliser et remplir facilement avec vos propres informations.
Copiez et commencez à remplir ce modèle gratuit de « Communication avec le prestataire de services — Attentes ».
Aperçu du projet
Pour établir le contexte et aider le prestataire de services à comprendre l’importance du projet, commencez par fournir un bref résumé du projet, de ses objectifs et de sa pertinence pour votre entreprise. Comment expliquer votre projet en une phrase ? Par exemple :
» Nous sommes un café indépendant situé au cœur de Londres et nous cherchons à accroître notre présence sur les réseaux sociaux pour promouvoir notre activité auprès d’une population plus jeune et augmenter la fréquentation ».
Budget
Pour éviter les coûts imprévus à la fin du projet, n’oubliez pas d’indiquer le budget total du projet. Vous pouvez même préciser le montant que vous souhaitez allouer à chaque objectif afin que le prestataire de services puisse planifier et allouer les ressources en conséquence.
Calendrier
Communiquer un calendrier clair au prestataire est indispensable pour qu’il comprenne quand vous souhaitez que le projet soit achevé. Il faut également notifier toute échéance interne pour des objectifs spécifiques durant le projet que vous souhaiteriez voir réalisés.
Public cible
Le public cible est une information souvent négligée. Or, il donne une orientation au projet et à ses objectifs. Soyez donc aussi détaillé que possible lorsque vous communiquez le public cible de votre entreprise à votre prestataire de services. Incluez des détails tels que les données démographiques, les comportements, les préférences et les points de douleur.
Objectifs
Même si vous avez un objectif global pour votre projet, il s’avère judicieux de le diviser en objectifs distincts. Chacun étant représenté par des cibles spécifiques. Ces objectifs doivent être clairement définis, chacun avec un ensemble de résultats à atteindre. Ils peuvent prendre la forme de cibles comme « augmenter le trafic sur le site web » ou « stimuler l’engagement dans les réseaux sociaux ».
Indicateurs clés de performance (KPI)
La meilleure façon de mesurer les performances est d’utiliser des indicateurs clés de performance. En les définissant, vous pouvez renseigner clairement au prestataire de services la manière dont vous mesurerez la réussite du projet.
Vos indicateurs devront aussi présenter les chiffres actuels par rapport aux objectifs à atteindre par le fournisseur de services.
Les indicateurs clés de performance doivent toujours être quantifiables, limités dans le temps et alignés sur les objectifs commerciaux.
Impact commercial
Enfin, il est important de communiquer au prestataire de services l’impact commercial de chaque objectif. En d’autres termes, il faut répondre à la question suivante : « Qu’est-ce que cet objectif va permettre de réaliser au niveau commercial ? »
Une description claire des résultats et des avantages attendus de chaque objectif aidera le prestataire de services à comprendre l’importance globale de ses efforts et la manière dont il contribue au succès de l’entreprise.
Bien que vous ayez un certain nombre d’attentes pour votre projet, les grandes lignes du projet final devront être créées à partir d’une conversation en collaboration avec le prestataire de services. En ce qui concerne les éléments tels que le budget et le calendrier, il peut avoir une meilleure vision de ce qui est réalisable et réaliste pour les objectifs à atteindre.
Accordez-vous ainsi qu’au fournisseur de services suffisamment de temps pour planifier tous ces détails avant d’entamer le projet proprement dit.
Utiliser une fiche d’évaluation commune
Une fiche d’évaluation commune peut aider les entreprises et les prestataires de services à collaborer en fournissant une approche structurée et normalisée de l’évaluation de l’avancement du projet, des performances et des résultats.
Elle favorise la transparence et la responsabilité mutuelle en garantissant que les critères d’évaluation sont alignés sur les objectifs généraux du projet.
En fournissant des canaux de communication clairs pour toutes les évaluations, les deux parties peuvent discuter de manière constructive des progrès et des résultats, identifier les domaines à améliorer et prendre des décisions basées sur les données. La fiche d’évaluation partagée 20/60/20 facilite également l’analyse comparative par rapport à des indicateurs clés de performance prédéfinis. Ce qui permet d’obtenir des informations précieuses sur la progression et la performance des objectifs ainsi que du projet dans son ensemble.
En utilisant cet outil, les entreprises et les prestataires de services peuvent instaurer un climat de confiance et éviter les malentendus pendant ou à la fin du projet.
Vous pouvez en savoir plus sur la façon d’évaluer ou de donner un retour d’information à un prestataire de services, ou accéder directement à la fiche gratuite de la méthode 20/60/20 à remplir.
Adopter une approche collaborative
Une approche collaborative est essentielle pour communiquer avec un prestataire de services.
Même si vous avez des attentes claires pour le projet, vous devez reconnaître que les grandes lignes du projet final doivent être le résultat de discussions collaboratives avec le prestataire de services.
Il apportera des connaissances précieuses, mais aussi une expertise et une nouvelle perspective pouvant contribuer à la réussite du projet. Il vous aidera également à répondre à certaines attentes dont vous n’êtes peut-être pas sûr, comme le budget.
Créez un dialogue ouvert et encouragez la participation active du prestataire de services. Planifiez des réunions régulières, des séances de remue-méninges et des bilans d’étape pour établir une communication permanente et une compréhension mutuelle.
En plus de renforcer la relation entre vous et le prestataire de services, cette approche collaborative peut aussi augmenter les chances de réussite du projet et de satisfaction des deux parties.
Communiquer régulièrement
Une communication régulière est un élément clé d’un partenariat efficace avec un prestataire de services. Elle favorise la transparence, instaure la confiance et renforce les relations de travail. De plus, elle permet à l’entreprise de rester informée de l’avancement du projet, de procéder à des ajustements en temps utile et de régler les problèmes avant qu’ils ne deviennent incontrôlables.
Établissez des canaux de communication clairs et cohérents et planifiez des contrôles réguliers, des mises à jour des progrès et des bilans d’étape. Profitez de ces moments pour aborder les problèmes éventuels, mais aussi pour célébrer les réussites !
Vous pouvez utiliser divers outils de communication pour communiquer les uns avec les autres, tels que la vidéoconférence, les emails, les appels téléphoniques ou les SMS. Bien entendu, les réunions en face à face constituent une option, même si elles ne sont plus aussi courantes de nos jours.
Toutefois, assurez-vous d’établir dès le départ vos méthodes de contact préférées, ainsi que les leurs. Certains prestataires de services peuvent être plus réactifs avec certains outils que d’autres, ou peuvent tout simplement ne pas utiliser certains canaux.
Donner un retour d’information constructif
Vous et le prestataire de services devez être ouverts à l’échange de feedback constructif. Et ce, non seulement à la fin de la collaboration, mais aussi durant tout le projet. Le retour d’information diffère de la fiche d’évaluation en ce sens qu’il s’agit d’un endroit désigné pour réfléchir ensemble à l’évaluation et pour partager vos idées sur plusieurs points.
En disposant de plusieurs points de feedback tout au long du projet, vous éviterez les malentendus ou les frustrations susceptibles de faire boule de neige et rendre quelqu’un mécontent des résultats du projet.
Conclusion
En conclusion, une communication et une collaboration efficaces sont les pierres angulaires d’un partenariat de projet réussi. En décrivant l’aperçu du projet, le budget, le calendrier, le public cible, les objectifs, les indicateurs clés de performance et l’impact commercial, vous fournissez au prestataire de services un cadre complet lui permettant d’aligner ses efforts sur les objectifs de votre entreprise.
Le tableau de bord commun, en particulier la méthodologie 20/60/20, sert de feuille de route pour évaluer les progrès et comparer les résultats. Les retours d’informations constructifs durant le projet évitent les malentendus et augmentent la satisfaction générale.
Créez un environnement permettant la réussite du projet en établissant des canaux de communication clairs, en encourageant une participation active et en utilisant divers outils de communication.
