Meilleures Agences d'Evénementiel

Une agence événementielle est spécialisée dans la conception, la planification et la réalisation d'événements. Elle collabore avec plusieurs prestataires (traiteurs, animateurs, décorateurs, etc.) et dispose de plusieurs équipes (équipe marketing, logistique, etc.) qui œuvrent pour la réussite de votre événement.

Elle s’adapte à vos exigences et doit être en mesure de comprendre vos besoins. Par ailleurs, une agence évènementielle doit également avoir une bonne capacité de négociation et faire preuve d’une grande créativité.

Souvent, les agences événementielles prennent en charge une large variété d'événements, tels que :

• Les événements professionnels : conférence, congrès, salon, séminaire, soirée d’entreprise, team building, lancement de produit, festivals, etc.
• Les événements personnels : mariage, baptême, anniversaire, etc.

Il est tout à fait possible de gérer les préparatifs de vos événements en interne. Toutefois, cela pourrait entraîner une perte significative de temps et d’argent. Alors, si vous cherchez une agence d’événementiel, Sortlist vous aide à trouver les meilleures prestataires en France !

En confiant la réalisation de votre événement à une agence spécialisée, vous lui communiquez vos aspirations. Les équipes de l’agence s'occupent ensuite du reste, notamment :

• L’élaboration d’un cahier de charge qui détermine les objectifs de la prestation ;
• L’élaboration des supports marketing ;
• Trouver les bons prestataires (animateurs, traiteurs, imprimeurs…) ;
• La prise en charge des campagnes publicitaires.

• Un événement adapté à votre image de marque : les agences évènementielles organisent des événements originaux, clés en main et à l’image des entreprises qui sollicitent leur expertise.
• Gestion du temps : repérer le lieu idéal, établir une liste d’invités, concevoir le programme, trouver les fournisseurs et veiller au bon déroulement du jour J sont autant de tâches chronophages. Confier ces responsabilités à une équipe de professionnels vous permet d'économiser un temps précieux.
• Confier son événement à des experts : organiser un événement semble, à première vue, très simple. Cependant, cela demande beaucoup de travail et une certaine expertise. La décoration de l’espace, l’agencement du mobilier, ... Une agence spécialiste de l’événementiel gère tous ces aspects dans les meilleurs délais.
• Un large réseau de prestataires : les agences événementielles disposent de réseaux étendus de fournisseurs et ont accès aux meilleurs tarifs.
• Une meilleure flexibilité : votre traiteur annule la réception à la dernière minute ? Pas de panique ! Une agence évènementielle prévoit toujours un plan B et vous libère du stress lié à la gestion opérationnelle de votre événement.

• Pour choisir la bonne agence d’événementiel, assurez-vous que celle-ci a une solide expérience dans l'organisation d'événements similaires au vôtre. Un portfolio riche en réalisations réussies est un bon indicateur de son expertise.
• Les questions à vous poser : vous sentez-vous à l’aise avec l’équipe de l’agence ? Lui faites-vous confiance ? Sont-ils alignés sur vos objectifs ? Sélectionnez une agence flexible qui partage vos valeurs. Ses équipes doivent être à l'écoute et capables de vous proposer des solutions sur mesure.
• Votre agence doit vous proposer une tarification claire sans frais cachés.

Sortlist facilite votre recherche. Il vous suffit de remplir un premier brief sur notre site. Vous recevrez toute une liste d’agences événementielles qui sauront répondre à vos attentes et concrétiser votre projet.

Oui, de nombreuses agences événementielles offrent des services après événement, tels que :

• Le démontage et le nettoyage du site ;
• Le debriefing pour évaluer le succès de votre événement ;
• La gestion des retours et des feedbacks des participants ;
• L'analyse des performances par rapport aux objectifs fixés.

Pour maximiser la portée et l'impact de votre événement, certaines agences proposent des services de communication post-événement, tels que la rédaction et la diffusion de communiqués de presse, la création de rapports d'événement et la gestion des médias sociaux.

La durée moyenne d’une collaboration avec une agence d’événementiel dépend de la complexité de l'événement. Les événements plus simples peuvent être gérés en peu de temps, tandis que ceux plus exigeants requièrent une planification à plus long terme. L'idée est de commencer la préparation tôt pour éviter le stress de dernière minute !

Lorsque vous briefez une agence évènementielle, vous devez lui fournir plusieurs informations :

L’objectif de votre événement ;

• Votre cible ;
• La date de votre événement ;
• Vos ressources ;
• Votre budget.

Veuillez noter que de nombreux clients hésitent à divulguer leur budget par crainte que les agences ne l'épuisent intégralement. Toutefois, en l'absence de cette information, l'agence pourrait vous présenter des solutions qui ne correspondent pas à vos moyens disponibles.

Idéalement, il faut faire appel à votre agence d’événementiel le plus tôt possible ! Une fois que vous aurez une idée claire de vos besoins, n’hésitez pas à solliciter ses services. Celle-ci vous aidera à clarifier votre vision, définir des objectifs clairs et élaborer un concept cohérent. En vous y prenant à l’avance, vous pouvez garantir le succès de votre événement et prévoir les imprévus.